Accueillir un stagiaire dans son entreprise

Les stages sont des périodes temporaires de mise en situation professionnelle au cours desquelles l’élève ou l’étudiant acquiert des compétences. Il met en œuvre les acquis de sa formation en vue d’obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle (art. L124-1 du code de l’éducation). Les stages en entreprises sont encadrés par les dispositions des articles L612-8 à L612-13 du code de l’éducation.

Une convention de stage obligatoire

Seuls les stages donnant lieu à la signature d’une convention tripartite entre le stagiaire, l’entreprise d’accueil et l’établissement d’enseignement peuvent être conclus. Elle doit comporter les mentions prévues par l’article D124-4 du code de l’éducation. En règle générale, c’est l’établissement d’enseignement qui fournit la convention de stage.

Recours interdit

Les stages doivent être intégrés à un cursus pédagogique scolaire ou universitaire. Le stagiaire doit se voir confier une ou des missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d’enseignement. Comme le précise l’article L124-7, les stages ne peuvent avoir pour objet :
- d’exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent de l’entreprise ;
- de remplacer un salarié, en cas d’absence ou de suspension de son contrat de travail ou de licenciement ;
- de faire face à un accroissement temporaire de l’activité de l’entreprise ;
- d’occuper un emploi saisonnier.

Il est en outre interdit de confier au stagiaire des tâches dangereuses pour sa santé ou sa sécurité (art. L124-14).
Le site de l’Urssaf précise que les offres de stage publiées sur internet doivent être distinguées des offres d’emploi et référencées spécifiquement dans les outils de recherche.

Prévoir un tuteur pour accompagner le stagiaire

L’article L124-9 du code de l’éducation prévoit que l’organisme d’accueil doit désigner un tuteur chargé de l’accompagnement du stagiaire. Cela peut être le chef d’entreprise ou un salarié. Le tuteur est garant du respect des stipulations pédagogiques de la convention de stage. En revanche, le code de l’éducation ne pose pas de condition minimum à remplir par le salarié pour exercer cette fonction, contrairement au tuteur d’un jeune en contrat de professionnalisation ou un maître d’apprentissage, qui doivent avoir deux ans minimum d’expérience professionnelle dans la qualification en rapport avec le titre ou la formation préparé par le jeune.

Un tuteur ne peut encadrer que trois stagiaires (art. R124-13 du code de l’éducation.)

Quota de stagiaires

L’article R124-10 fixe le nombre maximum de stagiaires pouvant être accueillis en même temps par une entreprise. Ce texte limite le nombre de stagiaires dont la convention de stage est en cours sur une même semaine civile à :
- 15 % de l’effectif arrondi à l’entier supérieur pour les entreprises de 20 salariés et plus. Une entreprise de 30 salariés a donc le droit d’accueillir 5 stagiaires simultanément (4,5 arrondis à 5) ;
- 3 stagiaires pour les entreprises dont l’effectif est inférieur à 20 personnes.
L’effectif à prendre en compte correspond au nombre de personnes employées dans l’entreprise au dernier jour du mois civil précédant la période sur laquelle est appréciée cette limite, ou la moyenne des 12 mois précédents si le résultat est supérieur (art. R124-12).
L’entreprise qui ne respecte pas ces quotas est passible d’une amende administrative de 2 000 € maximum par stagiaire concerné (art. L124-17).

Attention à l’accueil successif de stagiaires sur un même poste

L’accueil successif de stagiaires sur un même poste, même avec des conventions de stage différentes, n’est possible qu’à l’expiration d’un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (exemple : 2 mois si le stage précédent était d’une durée de 6 mois). Cette disposition n’est pas applicable lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l’initiative du stagiaire (art. L612-10 du code de l’éducation).

Les formalités à accomplir

• Le stage doit faire l’objet d’une convention tripartite et signée par chacune des parties. La convention précise les engagements respectifs de chacun.
• Le stagiaire n’ayant pas la qualité de salarié, l’entreprise n’a pas à effectuer de déclaration préalable à l’embauche (DPAE) à l’Urssaf.
• De même, elle n’a pas à organiser une visite d’information et de prévention (VIP) pour le stagiaire.
• L’entreprise doit inscrire le stagiaire, dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.
• À la fin du stage, l’entreprise d’accueil doit remettre au stagiaire une attestation mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification éventuellement versée au stagiaire (art. D124-9).
• Sur cette attestation figure, la mention selon laquelle, sous réserve du versement de cotisations, l’attestation de stage ouvre droit aux étudiants dont le stage a été gratifié la possibilité de le faire valider pour la retraite dans la limite de deux trimestres.

La gratification du stagiaire

L’employeur qui accueille un stagiaire a l’obligation de lui verser une gratification minimale pour un stage de plus de 2 mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, soit l’équivalent de 44 jours sur la base de 7 heures par jour (art. 124-6 du code de l’éducation). Elle est due au-delà de la 308ème heure de stage, même si celui-ci est effectué de façon non continue. Elle est due à compter du premier jour du premier mois de stage pour toute sa durée. Le montant horaire de cette gratification est égal à 15 % du plafond horaire de la Sécurité sociale (15 % de 29 € en 2024), soit 4,35 € par heure de stage.

En dessous de ce volume horaire, l’employeur peut verser une gratification, mais ce n’est plus une obligation.

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Publié par Pascale CARBILLET