Contrôler les achats pour préserver sa marge

L’achat constitue l'une des premières étapes dans la garantie de la marge brute. Un produit bien acheté, qu’il s’agisse de prix ou de qualité, permet de favoriser le respect des objectifs de marges préalablement fixés. Cette tâche, quasi-quotidienne, concerne tout chef d’entreprise ainsi que les employés qui ont la responsabilité de l’approvisionnement dans leur travail (responsable d’achat, chef de cuisine, responsable de salle, de spa, gouvernante…)

Dans certaines grosses et moyennes structures, les établissements de chaîne et chez les franchisés, il existe des services dédiés à l’approvisionnement. Des personnes spécifiquement formées y œuvrent à plein temps pour obtenir des conditions d’achats optimales.

À l’inverse, dans les plus petites structures, et presque toujours chez les indépendants, l’achat est peu structuré, les personnes concernées ont souvent appris ‘sur le tas’. L’acheteur fait de son mieux, souvent avec la pression du manque de temps, devant des offres pléthoriques et alléchantes. Les dangers inhérents aux achats intempestifs, trop coûteux, mal négociés guettent en permanence.

• Connaissances et compétences

Tout responsable d’achat doit avoir les connaissances et compétences techniques liées à son domaine d’activité.

• • Produits en cuisine

Pour celui qui va acheter des matières premières alimentaires, le champ est vaste. Il doit connaître chaque produit utilisé, ses caractéristiques, sa pertinence par rapport aux plats à la carte, et maitriser les saisonnalités et les provenances. Il doit également être capable d’analyser les capacités de production disponibles, matérielles, techniques et humaines,  pour faire les bons choix et pour créer des conditions favorables.

Par exemple, certaines entreprises achètent des poissons entiers tandis que d’autres, avec des équipes plus retreintes ou moins d’espace, se fournissent en filets. Certaines achètent de grosses quantités pour obtenir des tarifs avantageux, car elles peuvent les stocker facilement, tandis que d’autres se fournissent plus souvent et en petite quantité.
D’autres fonctionnent avec un nombre de produits restreints tandis que certains ont des gammes de produits plus étendues, car leurs cartes et menus évoluent très vite.

• • Produits en salle

En salle, la carte des boissons évoluent souvent moins que celle des mets, mais l’acheteur doit toutefois bien connaître les produits qu’il souhaite proposer : régions de production, cépages, millésimes, producteurs… pour pouvoir bien acheter et pour répondre aux contraintes de la maison et aux attentes de la clientèle.

Il doit également être conscient des compétences de son équipe en salle, évitant d’acheter des vins qui nécessitent des procédures de service spécifiques, au-delà de leurs compétences, voire au-delà des attentes du client. Il doit aussi prendre en compte les capacités de stockage et de débit pour éviter que la valeur du stock ne rogne sur la trésorerie.

Des connaissances élargies sont aussi nécessaires en ce qui concerne les alcools, car le client devient de plus en plus instruit, souhaitant faire des découvertes inattendues ou tout simplement retrouver sa boisson favorite. Il ne suffit plus de savoir que le whisky proposé vient simplement d’Écosse. Il faut comprendre les différences entre un blended, un pur malt, un single cask, un Islay ou un Highlands, et des whiskys produits dans d’autres pays.

• • En conclusion 

Avec ses connaissances,  l’acheteur aura l'une des armes essentielles pour mener ses négociations avec les fournisseurs, car il va être capable de faire comprendre aux représentants qu’il maîtrise son sujet.
L’acheteur qui peut identifier ce qu’il veut. Celui qui connait les produits conformes à ses besoins et qui peut déceler des non-conformités dans des produits de substitution est un acheteur averti qui, dès le début des négociations, marque son territoire.

• Les qualités personnelles
  
  
  • L'acheteur

Les connaissances et les compétences seules ne suffisent pas. Sachant que l’acheteur va générer des flux d’argent important, il est nécessaire qu’il possède des qualités personnelles qui lui permettent d’œuvrer en permanence pour le bien de son entreprise.
Les tentations de déroger à une conduite exemplaire sont nombreuses et variées : cadeaux en guise d’introduction, produits offerts au chef, au sommelier ou au responsable de salle au moment des fêtes, remises de fin d’année nébuleuses, voyages dans les vignobles, ne sont que quelques exemples des incitations qui rodent.
Quand un fournisseur amorce ces approches, il est souhaitable de l’informer que l’objectif demeure dans la qualité et le prix de son produit et non pas dans des ‘à côtés’. Si le fournisseur souhaite donner, qu’il donne. Mais l’acheteur ne doit jamais acheter simplement parce qu’il y a des cadeaux à la clé.

De ce fait, l’acheteur doit être :

- intègre : imperméable aux tentations ;
- honnête, en travaillant toujours dans l’intérêt de son entreprise ;
- rigoureux : ordonné et structuré dans le fonctionnement ;
- franc : capable de dire oui ou non, en évitant des propos hésitants qui peuvent engendrer des interprétations erronées ;
- méfiant en cas de propositions trop alléchantes,, au moins jusqu’au moment quand la confiance mutuelle s’installe ;
- exigent, en ne laissant rien passer, surtout en matière de dérives de prix d’achat ou de qualité ;
- aimable : l’idée est de bâtir des relations à longue terme avec ses fournisseurs, il est donc souhaitable que les échanges soient toujours cordiaux, même s’ils doivent toujours rester professionnels.
- et bien sûr, il doit être bon négociateur.

• • Le fournisseur

Sachant que les représentants et les commerciaux sont formés pour vendre, qu’ils suivent des sessions d’entrainement intenses pour y parvenir, qu’ils sont sous pression pour remplir au mieux leur carnet de commandes, qu’ils œuvrent dans leur monde hyper concurrentiel avec des objectifs à respecter…, il n’est pas difficile de comprendre que l’acheteur indépendant, non formé, se retrouverait dans une position défavorable pour la négociation.
Cependant et heureusement, le fournisseur est aussi là pour informer conseiller l’acheteur de façon constructive. Le bon fournisseur est celui qui devient un vrai partenaire respecté, presque une partie intégrante de l’entreprise qui prodigue des conseils avertis. Néanmoins, il doit toujours comprendre qu’il est en CDD et qu’aucune commande n’est gagnée à l’avance.

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Publié par Christopher TERLESKI