Les documents à tenir à disposition de l’inspection du travail

Pouvez-vous me donner une liste de tous les documents obligatoires à tenir à la disposition des organismes comme l’inspection du travail et la médecine du travail ? Est-il vrai que nous devons conserver le double des fiches de paie de nos salariés dans l’entreprise et que l’inspecteur du travail peut les exiger ?

Effectivement, l’article L.3243-4 du code du travail prévoit que les employeurs doivent conserver un double de la fiche de paie de leurs salariés. En cas de contrôle dans l’entreprise, les inspecteurs du travail, mais aussi les agents de l’Urssaf et de l’administration fiscale peuvent en exiger la communication immédiate.

Au cours de ses visites, l’inspecteur du travail peut se faire présenter l’ensemble des livres, registres et documents (quel que soit le support) rendus obligatoires par le code du travail. Il peut également demander la présentation des documents justifiant que l’employeur s’est acquitté de ses obligations au regard des dispositions interdisant le travail dissimulé.

Nous vous proposons donc un récapitulatif des documents que vous devez être à même de présenter en cas de contrôle.

• Accusé de réception de la déclaration préalable d’embauche (DPAE) ou toute autre preuve de cette déclaration ;
• Registre unique du personnel (à jour des entrées et sortie de votre personnel et écrit de façon indélébile) ;
• Double des fiches de paie (l’article L.8113-6 du code du travail permet à l’employeur de déroger à cette obligation en les conservant sur un support informatique) ;
• Récépissé de déclaration à la Cnil (Commission nationale de l’informatique et des libertés) en cas de traitement informatisé de la paie ;
• Registre médical (qui regroupe les documents relatifs à la médecine du travail et notamment les visites médicales et les déclarations d’accident du travail) ;
• Document unique sur l’évaluation des risques dans l’entreprise (celui-ci doit être actualisé tous les ans);
• Registre de la délégation du personnel du CSE (l’organisation d’élection de représentant du personnel est obligatoire dans les entreprises occupant au moins 11 salariés et, en l’absence de candidat, vous devez au moins avoir un procès-verbal de carence) ;
• Documents permettant de comptabiliser le temps de travail (affichage de l’horaire collectif ou décompte individuel de la durée du travail des salariés quand l’horaire n’est pas collectif) ;
• Registre des repos hebdomadaires lorsque le repos n’est pas donné collectivement (ce registre peut être remplacé par des tableaux affichés auprès des horaires de travail) ;
• Justificatif de l’inscription au registre du commerce ou des métiers (le défaut d’inscription est susceptible d’être sanctionné au titre du travail dissimulé).
Sachez en outre que, désormais, l’article R.8114-2 du code du travail prévoit que l’absence de présentation de ces documents est passible d’une amende prévue pour les contraventions de 5ème classe, soit une amende de 1500 € pour une personne physique et de 7500 € pour une personne morale.

Autre fiche pratique sur les documents obligatoires

Les documents à remettre à la fin du contrat de travail

Mise à jour : août 2023