Le registre unique du personnel peut être sous format papier ou forme informatique. Le support utilisé doit offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
L’article L.1221-13 du code du travail prévoit qu’un registre unique du personnel doit être tenu dans tous les établissements où sont employés des salariés. Les noms et prénoms de tous les salariés sont inscrits dans l’ordre des embauches. Article qui précise aussi que ces mentions sont portées sur le registre au moment de l’embauche et de façon indélébile.
Mais cela ne veut pas dire que le registre doit uniquement être effectué sur support papier. En effet, l’article L.122-14, prévoit qu’il peut être dérogé à la tenue du registre unique du personnel, pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques, dans les conditions prévues à l’article L.8113-6. Article qui précise qu’il est possible de déroger à la tenue de certains registres pour tenir compte du recours à d’autres moyens, notamment informatiques, lorsque des garanties de contrôle équivalentes sont maintenues.
L’article D.1221-17 précise que lorsque l’employeur a recours à un support de substitution, pour la tenue du registre unique du personnel, les exigences des articles D.8113-2 et D. 8113-3 sont applicables.
Dans ce cas, l’employeur adresse à l’inspection du travail l’avis du comité social et économique prévue à l’article L.2315-5.
L’article D.8113-2 précise notamment que « ce support est conçu et tenu de façon à obtenir, sans difficulté d’utilisation et de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires.
Il est présenté dans les mêmes conditions et conservé pendant le même délai que le registre auquel il se substitue. »
En cas de traitement automatisé de données nominatives pour la tenue d’un registre, l’employeur doit justifier à l’agent de contrôle de l’inspection du travail de la délivrance du récépissé attestant qu’il a accompli la déclaration préalable à la Cnil (Art. D.8113-3).

Besoin de plus d'information ? Le cabinet indépendant NovLaw Avocats, spécialisé dans les CHR, vous offre une consultation gratuite de 30 minutes par téléphone. Envoyez vos coordonnées (nom et numéro de téléphone) à sosexperts@lhotellerie-restauration.fr et décrivez votre problématique en quelques lignes. Un avocat vous rappellera.