Suivre sa performance est une tâche essentielle pour garantir la pérennité de l’entreprise.
Cependant, un nombre trop important d’établissements sont informés de leurs marges, comme c’est votre cas actuellement, seulement lorsque les comptes sont remis par le comptable, c’est-à-dire au mieux trois mois après la fin de l’exercice.
Or, il se peut que des erreurs dans la conception des menus ou des cartes, des dérives dans les portions, des augmentations des prix des matières premières aient pu intervenir plusieurs mois en amont et que ces aléas aient miné la rentabilité finale. Et lorsque les prix d’achats sont volatiles, ce danger est encore plus important.
Pour se rassurer sans que cela implique trop de connaissances en plus, un coût exorbitant et un temps disproportionné dans vos journées déjà bien remplies, il existe la solution de gérer soi-même un tableau de bord, simple, adapté et surtout pragmatique.
Un tableau Excel bien conçu vous permettrait de connaître vos marges au plus tard trois semaines après la fin du mois précédent, voire plus tôt si vous enregistrez votre comptabilité vous-même. En étant averti rapidement des dérives qui se sont introduites dans votre fonctionnement, il vous sera possible de rectifier celles-ci rapidement, de prendre la barre pour mieux naviguer à travers les tempêtes qui se dressent en permanence dans les entreprises.
- Se fixer des objectifs
Pour que l’analyse soit efficace, il est nécessaire de fixer des objectifs de pourcentage de coût matières pour les solides comme pour les liquides. Pour un restaurant traditionnel, un coût matières de 28 à 30 % est acceptable (marge brute de 70 à 72 %) tandis que, pour les liquides, 25 % de coût matières (75 % de marge brute) est parfaitement réalisable. Naturellement, il y a des objectifs applicables à chaque secteur de la restauration en fonction des prestations proposées : pizzeria, crêperie, restaurant ouvrier, gastronomique, etc. Pour le suivi, vous devrez fixer vos objectifs en début d’année, le cap est ainsi fixé.
Ensuite, il est nécessaire d’enregistrer mensuellement son activité, ce qui consiste en une simple collecte d’information. Pour une analyse optimale, il convient de séparer les ventes en solides et en liquides à l’encaissement sur votre caisse et pas seulement par taux de TVA, comme cela est souvent le cas dans les comptes annuels. En tirant votre RAZ en fin de mois, vous aurez ainsi un chiffre d’affaires solides (CA) et un CA liquides, de préférence en hors taxe. Si les chiffres sont en TTC, il sera nécessaire de les calculer en HT.
En parallèle, votre comptable devra vous fournir mensuellement le montant des achats solides et liquides (les comptes 601 généralement, mais parfois les comptes 607). Normalement, ce dernier devrait pouvoir fournir ces chiffres pour la troisième semaine du mois suivant quand la déclaration de TVA est réalisée. Avec le chiffre d’affaires ainsi que les achats, il est possible de calculer vos marges.
Cependant, pour être plus juste, il est également souhaitable que le comptable vous fournisse le montant des achats des avantages en nature solides et liquides qui ont été fournis au personnel. Vous pouvez ainsi soustraire ses montants de vos achats avant les calculs de la performance.
- Seulement six données nécessaires
Enfin, vient se rajouter l’épineux sujet de l’inventaire mensuel, toujours sources d’erreurs, toujours consommateur d’un temps précieux et pour lequel les variations sur une année complète n’influent que marginalement sur les pourcentages de marges finales, surtout dans les petites structures où ces variations à la fin de l’année représentent presque toujours moins de 0,01 % du chiffre d’affaires global. Faire un inventaire mensuel n’est pas essentiel dans les entreprises de petite taille.
Il est évident que si vous faîtes un achats un vendredi 31 du mois pour un week-end férié, vos pourcentages de marges seront mauvais pour le mois en question. Mais pour le mois d’après, ils seront meilleurs car les produits achetés dans le mois précédent seront transformés et encaissés pendant le mois en cours. En travaillant ainsi, vous aurez des marges lissées très proches de la réalité. Sur une période longue, l’influence de la variation du stock s’atténue.
Dans un tableau de bord simple, comme celui décrit ci-dessus, vous pouvez connaitre votre performance mensuelle avec seulement six nombres :
- les ventes solides HT (CA dans le RAZ) ;
- les ventes liquides HT (CA dans le RAZ) ;
- les achats solides HT ;
- les achats liquides HT ;
- les avantages en nature solides ;
- les avantages en nature liquides.
Dans le tableau, les chiffres réels du mois sont comparés automatiquement avec vos objectifs. Il indique si votre performance est bonne ou si elle nécessite des ajustements. De surcroit, en séparant les solides et les liquides, un problème éventuel en cuisine ne sera pas masqué par une bonne marge sur les liquides, et inversement.
Si votre tableau de bord est bien conçu il devrait également indiquer combien vous avez économisé si votre marge est bonne ou combien vous avez surdépensé si votre marge n’est pas conforme.
Les côtés positifs de l’utilisation d’un tableau de bord sont :
- la simplicité de remplissage (seulement 6 chiffres au minimum) ;
- la rapidité (moins de 5 minutes par mois) ;
- la connaissance de votre performance en presque temps réel ;
- une assurance tout au long de l’exercice ;
- la capacité d’ajuster en temps réel ;
- un coût minimal pour vous-même.
En tenant à jour un tableau de bord de façon simple, rapide et peu coûteuse, vous allez faire vivre votre entreprise avec une meilleure sérénité, complétée par une matière première en bonus : un meilleur sommeil !
Publié par Christopher TERLESKI
