Comment mettre en place le cahier de rappel dans les restaurants

Les « cahiers de rappel » : de quoi s’agit-il ?

Initialement, le protocole sanitaire renforcé ne s’appliquait que dans les établissements situés dans les zones d’alerte maximale. Puis le ministre Jean Castex, a déclaré lors de sa conférence de presse du 15 octobre que le protocole sanitaire renforcé s’appliquait à tous les restaurants du territoire français. Mesures reprises par le décret du 16 octobre 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l’épidémie de Covid-19. Si le décret ne mentionne pas ce cahier de rappel, il faut se reporter aux arrêtés préfectoraux qui imposent sa mise en place.

La tenue d’un « cahier de rappel » des clients, conditionne leur accès à l’établissement. Ce « cahier » est destiné à collecter les coordonnées des clients présents dans le restaurant, la cafétéria ou l’établissement de restauration rapide, afin de les tenir à disposition des autorités de sanitaires en cas de contamination de l’un des clients.

Ce « cahier de rappel », qu’il s’agisse d’un registre / cahier « papier » ou non (ex : formulaire en ligne, QR code, etc.), constitue un traitement de données personnelles soumis à la réglementation (RGPD et loi Informatique et Libertés).

En pratique, comment protéger les données personnelles des clients ?

Les établissements mettant en place ces « cahiers de rappel » doivent respecter les principes suivants :

Collecter uniquement les données nécessaires

Pour les « cahiers de rappel », les données à collecter doivent se limiter à l’identité de la personne (nom/prénom) ainsi qu’à un seul moyen de contact (numéro de téléphone) : il est interdit de collecter davantage de données.

A noter : Lors de la collecte des données, le restaurateur ne peut pas procéder à un contrôle d’identité de la personne, par exemple en demandant de produire une pièce justificative.

L’établissement doit renseigner la date et l’heure d’arrivée du client afin de pouvoir identifier ceux concernés par une enquête sanitaire et déterminer le point de départ de la conservation des fiches (14 jours).

Limiter l’utilisation des données à la seule transmission aux autorités sanitaires

Les informations collectées dans les « cahiers de rappel » doivent uniquement être utilisées pour faciliter la recherche des « cas contacts », lorsque les  autorités sanitaires en font la demande : agents des CPAM, de la CNAM, de l’ARS. Toute autre utilisation (ex : inviter les clients à une soirée à thème, faire des promotions sur les menus proposés, transmettre les données à des partenaires commerciaux, envoyer un questionnaire de satisfaction aux clients, etc.) est strictement interdite.  

Informer les clients

Les clients doivent être informés de l’objet de cette collecte et des droits dont ils disposent concernant leurs données.

Cette information doit être délivrée au moment de la collecte de ses données, et sous un format facilement accessible (ex : une mention d’information intégrée sur le formulaire papier ou électronique à compléter par le client, un panneau d’affichage visible à l’entrée de l’établissement, etc.). 

Cette mention d’information doit être claire, précise et simple. Elle devra comprendre :

L’identité et les coordonnées de l’établissement ;

L’objectif de la collecte des données (faciliter le traçage des « cas contacts par les autorités sanitaires) ;

La durée de conservation des données (14 jours) ;

Les droits dont dispose la personne concernée (notamment le droit d’accès et de rectification) ;

Les éventuels destinataires, et en particulier à quelles autorités sanitaires pourraient être transmises ces données au cas où une infection à la COVID-19 serait détectée.

Pour vous aider, la CNIL met à votre disposition sur son site un exemple de modèle de document, avec les mentions nécessaires.

Dans la mesure où le protocole sanitaire renforcé fixé par arrêté préfectoral s’applique sur tout le territoire français, vous devez utiliser le modèle n°1 qui concernait initialement que les établissements situés en zone d’urgence maximale.

Une durée de conservation limitée

Les données collectées dans le « cahier de rappel » devront être détruites au bout de 14 jours, conformément aux préconisations du ministère des Solidarités et de la Santé, quelle que soit leur modalité de collecte (formulaire papier, formulaire en ligne, QR code, etc.). 

Sécuriser les données

Le restaurateur devra assurer la confidentialité des données collectées sur ses clients : il ne s’agit pas que chacun ait accès aux coordonnées de l’ensemble des clients présents au même moment que lui !

Pour un « cahier de rappel » au format papier, il est recommandé de mettre à disposition un formulaire individuel ou par tablée, ou de collecter, par le restaurateur lui-même, les informations. Le « cahier de rappel » doit être conservé dans un lieu sécurisé (ex : armoire ou pièce fermée à clef etc.) et ne pas être laissé à la vue de tous les clients.

Pour les autres types de « cahier de rappel » (ex : QR code, formulaire en ligne, etc.), une attention particulière devra être apportée aux points suivants :
- Sécuriser l’accès au système d’information utilisé avec un mot de passe « robuste ».

• Ne pas stocker les données collectées sur des matériels non sécurisés (ex : clé USB).
• Qu’il s’agisse d’un « cahier de rappel » papier ou non, les informations renseignées par les clients ne doivent pas être accessibles et consultées par l’ensemble du personnel de l’établissement, mais uniquement à des personnes spécifiquement identifiées (ex : le gérant de l’établissement).
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Publié par Pascale CARBILLET