Votre rôle de responsable d’équipe est complet et complexe. Pour mener votre service, donnez-vous les moyens de garder la tête froide. Voici des propositions d’actions concrètes qui peuvent vous permettre d’aborder vos journées de travail sous un angle plus serein.
1. Prenez des notes
Votre cerveau ne peut pas tout mémoriser : libérez de la mémoire fixe en notant tout, sur votre smartphone ou sur un bloc-notes, votre mémoire vive n’en sera que plus disponible pour agir sur la situation présente.
2. Observez ce qui se passe
Durant une journée, une semaine, notez tout ce que vous faites, et pour chacune des actions, le temps que vous y avez consacré. Observez ce qui relève de votre mission de ce qui ne l’est pas, distinguez qui vous a sollicité : votre investisseur, votre client, votre collaborateur, votre fournisseur... Puis, faites un plan d’action pour éliminer les sources de pollution de votre mission principale : vous saurez dire non avec de bonnes raisons.
3. Planifiez vos activités
Faites fonctionner, sans limite, l’agenda de votre smartphone : planifiez demain, la semaine prochaine, le mois prochain, même vos vacances et repos. Si vous êtes du soir, vous n’êtes pas quelqu’un qui dit ‘on verra demain’ : quittez votre poste après avoir listé les tâches du lendemain. Si vous êtes une personne du matin, vous savez trouver les bonnes solutions ‘à la fraîche’ : quittez votre poste le soir et décidez le lendemain matin.
4. Ne remettez plus au lendemain ce qui peut être fait par quelqu’un d’autre aujourd’hui : vous avez recruté des collaborateurs compétents, faites leur confiance et déléguez-leur des tâches.
5. Transformez les ‘j’aimerais’ ou ‘je vais essayer’ en actions concrètes. Quelqu’un qui s’exprime au conditionnel prend toujours une option de ne pas faire. Fixez des objectifs plus réalistes, accessibles, et atteignez-les.
6. Analysez pourquoi vous gagnez
L’habitude est bien de chercher à savoir pourquoi on échoue sur une action. Prenez aussi le réflexe de comprendre également pourquoi vous réussissez un chantier.
7. Sachez dire non
- chaque fois que c’est possible, pour des actions secondaires, pas du tout importantes par rapport à votre mission ;
- à votre patron, à votre collaborateur, à vos fournisseurs, à vos clients ;
- aux appels téléphoniques intempestifs et marginaux, sinon inutiles, à votre fonction : les fournisseurs dont vous n’avez pas besoin, les bavardages... Formez votre entourage à filtrer les appels (qui vous demande ? Quel est l’objet ? etc.). Savoir prendre des messages : nom, fonction, objet, numéro de téléphone ;
- planifier du temps pour les conversations indispensables avec vos collaborateurs.
8. Sachez dire oui
- à votre patron, à votre collaborateur, à vos fournisseurs, à vos clients ;
- pour des missions essentielles liées à votre fonction ;
- tout en vous fixant des limites : objectifs à atteindre, durée de la mission, nombre d’heures nécessaires.
9. N’oubliez pas d’allumer votre smartphone comme au théâtre, uniquement à la fin de la séance. Vous travaillez, vous êtes disponible pour vos clients, pour votre équipe. Vous faites un entretien de suivi d’un collaborateur ou de recrutement, un entretien avec votre patron, vous négociez avec un client : faites la chasse aux intrus, comme les alertes e-mails et SMS ou les appels téléphoniques : éteignez votre smartphone.
10. Organisez votre messagerie e-mail
Traitez vos e-mails deux à dix fois par jour : votre boîte de réception doit être aussi vide que votre boîte aux lettres. Jetez les publicités à la corbeille, faites régulièrement des demandes de désinscription, affinez la programmation de votre anti-spam.
Lorsque vous recevez un courrier papier, est-ce que vous répondez sur le champ ? Non. Alors, pourquoi le faire avec un e-mail ? Créez un répertoire ‘à traiter aujourd’hui’ pour les objets vitaux et un autre ‘à traiter le lundi’ (par exemple) pour le reste. C’est alors le lundi que vous ferez le ‘nettoyage administratif’. Une réservation client doit être traitée dans les dix minutes. Pour les autres objets, classez-les dans la rubrique ‘à traiter’.
11. Fixez-vous un temps maximum pour un entretien
Pour tout type d’entretien - fournisseur, recrutement, suivi d’un collaborateur, client -, déterminez une durée avec votre interlocuteur et respectez-la.
12. Ne signez rien dans l’urgence
Renvoyez à un moment choisi ce que quelqu’un veut vous imposer “maintenant”.
13. Ayez toujours sur vous...
... de quoi vous occuper utilement dans les temps morts : cela peut arriver.
14. Préparez vos entretiens
Vous partez en rendez-vous ou vous recevez dans votre établissement : préparez votre entretien avec les informations nécessaires et les supports. Quelles sont vos attentes, quel est l’objectif final ?
15. Utilisez votre montre
Pour gérer votre temps avec votre montre, et pas celle des autres.
16. Éliminez les Post-it
Car ils deviennent des ‘post-out’ lorsqu’ils tombent à la corbeille sans vous prévenir. Privilégiez votre bloc-notes ou votre smartphone.
17. Utilisez un seul agenda
Strictement personnel, il regroupe vos activités professionnelles et privées.
18. Utilisez un cahier de consignes
Pour faire passer les messages, tous les collaborateurs doivent utiliser le même cahier de message, une sorte de main courante qui permet de ne pas perdre d’informations au gré des journées de repos des uns et des autres. Les informations confidentielles ne concernant que les responsables sont notées ailleurs, sur le bloc-notes de l’ordinateur, avec un code d’accès au fichier.
19. Rangez
- pour que vous vous y retrouviez ;
- pour que les autres s’y retrouvent.
20. Organisez votre procédure
Pour qu’elle soit accessible par tous ceux qui en ont besoin :
- avec une table des matières ;
- et des noms de fichier explicites.
21. Pour atteindre un but, ayez une bonne utilisation de votre temps.
22. Gardez du temps pour vos collaborateurs : ils ont besoin de relations directes avec vous. La pire des solutions est de manager par une seule méthode : les notes de service.
23. Ne travaillez plus à la place des autres : vous avez une équipe, chacun fait bien son travail à sa place. Et ensuite, on s’entraide dans l’équipe.
24. Halte à l’intox
Sachez distinguer la véritable information de la pollution.
Publié par André PICCA
