Gestion des stocks

Le stockage ne peut s’effectuer dans de bonnes conditions que si le local répond aux exigences énumérées dans la partie ‘Qualités d’une bonne cave‘.

Il faut également mettre en place les moyens nécessaires pour obtenir une bonne gestion des stocks (rotation, suivi des mouvements, valorisation, etc.). C’est le seul moyen pour obtenir une bonne rentabilité de ce secteur. 

• Il faut, entre autres, veiller à la bonne rotation des stocks. Trop souvent, le nouvel arrivage est stocké sur les bouteilles d’une livraison précédente qui se trouvent encore dans le casier. Cela peut rapidement se traduire par diverses dépréciations (vin à boire jeune stocké trop longtemps ; produit, autre que le vin, ayant dépassé la date limite de consommation, etc.). 
- Les vins doivent être stockés dans un ordre logique, regroupés par région et par type. Chaque casier doit porter un numéro (numéro de casier ou mieux, références informatiques du produit). 
- Les vins à rotation rapide doivent être facilement accessibles. En revanche, les vieux millésimes et les vins rares doivent être stockés dans un endroit peu accessible pour éviter à toute personne pénétrant dans la cave de sortir les bouteilles des casiers ‘pour voir’. 

• À chaque bouteille de vin en stock, doit correspondre une fiche de stock sur laquelle sont enregistrés tous les mouvements : entrées, sorties, dépréciation éventuelle (bouteille cassée), etc. 
La tenue des fiches de stock a longtemps été un travail long et fastidieux, mais avec le développement de l’informatique, ce travail est largement facilité. La fiche de stock doit permettre de connaître à tout moment :
- le numéro de casier où le vin est stocké ;
- le nombre de bouteilles restant en stock ;
- les entrées et dates d’entrée de chaque livraison ; 
- les sorties avec dates et services destinataires.
Elles peuvent également indiquer :
- le nom du fournisseur ;
- le prix unitaire ;
- le stock maximum et le stock minimum (dans le cas de vins à forte rotation et faciles à renouveler).

• Valorisation des stocks et des sorties
  
  
  • • La méthode du PMP

- Principe : Appliquer un prix obtenu en pondérant les différents prix d’achat. 
Exemple : Il reste en cave 10 bouteilles achetées à 5 €, puis le restaurateur reçoit une nouvelle livraison de 60 bouteilles du même vin, mais au prix de 6 € l’unité. 
 En stock : 10 × 5 € = 50 €
 Nouvelle livraison : 60 × 6 € = 360 € 
TOTAL = 410 €
PMP = 410 ÷ 70 = 5,85 €
- Avantage : simple, cette méthode reflète le mieux la réalité. 
- Inconvénient : financièrement, cette méthode surestime peut-être le montant des stocks ; mais pour la gestion de la cave, elle est très réaliste.
Avec la généralisation de l’informatique, c’est cette méthode qui est de plus en plus utilisée.

• • • La méthode FIFO

- Principe : premier entré, premier sorti (first in, first out). Les bouteilles les plus anciennes en cave sont sorties les premières, et valorisées à l’ancien prix jusqu’à épuisement.
- Avantage : la valeur du stock se rapproche de la valeur de renouvellement. 
- Inconvénients : dans le calcul des prix de revient, le prix des articles est le prix le plus ancien. De plus, il n’est pas toujours facile de surveiller l’épuisement des stocks par lots (chaque lot correspondant à une livraison).

• • • La méthode LIFO (pour mémoire)

- Principe : dernier entré, premier sorti. 
- Avantage : dans le calcul des prix de revient, la valeur des produits utilisés est récente. 
- Inconvénients : le stock est sous-évalué par rapport à la réalité. Mais il y a aussi risque de dépréciation. 

• Contrôle des sorties de cave et valorisation

Les objectifs suivants doivent être atteints : 
- obtenir une bonne maîtrise des mouvements de marchandises ; 
- permettre de chiffrer les sorties par secteur d’activité (restaurant, gril, cuisine, room-service, etc.) ;
- faciliter le travail du responsable de la cave. Exemple : dans le cas d’un système informatisé, faire en sorte que les numéros de casiers correspondent au numéro de code du produit (qui figure sur le bon de commande), d’où un gain de temps non négligeable.
Pour les établissements qui travaillent encore avec des supports papier (bons), le système suivant peut être retenu : établir les bons en trois exemplaires, l’original étant de couleur différente pour chaque service.

Chaque bon de sortie est enregistré sur la fiche de stock et diminue d’autant le stock existant. En règle générale, ce travail ne s’effectue pas au fur et à mesure des sorties, car très souvent ces sorties sont groupées dans un laps de temps très court. Mais il est impératif de le faire quotidiennement.

Rappel : que ce soit à la cave ou dans un service, lorsque des bouteilles sont cassées, il faut faire un bon de dépréciation et conserver les preuves (goulot avec le bouchon, avec la capsule) pendant quelque temps, pour répondre à un éventuel contrôle de la direction.
Les bons doivent être numérotés. Lors du contrôle il ne doit pas en manquer. S’il y a une erreur au moment de la rédaction, le bon doit être annulé, il ne doit jamais être détruit (comme pour les bons utilisés au restaurant).
Ne pas oublier de préciser l’unité ou le conditionnement : bouteilles, demi-bouteilles, packs, etc. Tous les bons d’un même service sont valorisés. En tenant compte des inventaires des caves du jour (il devrait y en avoir une par service), il est facile de déterminer le coût matières consommées boissons pour un service donné et de le comparer avec le chiffre d’affaires boissons. Il est important d’effectuer ce contrôle par service. 

Il peut arriver qu’en dehors des heures de distribution de la cave, un service se trouve en rupture de stock pour l’un des produits, par exemple 10 cl de cognac pour la cuisine, des bières pour le grill, etc. Il peut demander le produit en question à un autre service ; dans ce cas, il faut faire un bon de transfert. Cela permet d’imputer la marchandise au service qui l’a réellement utilisée. 

Ce système peut paraître assez lourd, cependant il donne d’excellents résultats. L’essentiel du travail est constitué par la valorisation, l’informatique réduit considérablement la charge de travail nécessaire pour obtenir ces résultats : calcul des PMP, possibilité de connaître à tout moment la valorisation des sorties pour les différents services, mais aussi la ventilation en pourcentage par famille de produits, l’état des stocks, etc.
Autre système proposé pour un établissement peu important (voir document ci-dessous). Toujours avec le système des bons de couleur différente pour chaque service mais, dans ce cas, les bons sont pré-imprimés ou photocopiés, seule la colonne ‘sorties du jour’ est à compléter. Le cumul journalier permet d’obtenir directement les sorties pour une période donnée (semaine, décade, mois...). La valorisation peut s’effectuer quotidiennement ou à la fin de la période, ce qui est moins contraignant dans le cas d’un petit établissement. 

Dans tous les cas, ne pas oublier de valoriser et de prendre en compte les boissons consommées par le personnel, la direction et les ‘offerts’. 
Ces systèmes de contrôle sont parfois mal ressentis par les salariés qui y voient un manque de confiance de la part de son employeur. Certes, dans l’hôtellerie, il n’y a pas plus de gens malhonnêtes qu’ailleurs, mais il apparaît parfois des négligences (apéritifs ou digestifs mal dosés, bouteilles non facturées, etc.). Des négligences peuvent à la longue compromettre l’équilibre financier de l’établissement.
Toutefois, il ne faudrait pas que la gestion prenne le pas sur l’accueil ou le confort du client !

• Les inventaires

Les fiches de stocks permettent de connaître les stocks théoriques ou stocks comptables. Or, l’expérience prouve qu’il y a parfois disparité entre ces stocks et le stock existant. C’est la raison pour laquelle un inventaire ‘physique’ doit être effectué de façon régulière, notamment : 
- à la fin d’un exercice comptable ; 
- à la fin d’une saison, pour les établissements saisonniers ; 
- lors d’un changement de responsable au niveau des stocks ; 
- régulièrement (semaine, mois...), mais aussi par surprise. 

L’idéal consiste à confier ce travail à une personne non concernée par les résultats, mais cela n’est pas toujours possible.
L’inventaire vise à compter les existants en cave. Il est généralement effectué par type de produits. Il faut ensuite confronter inventaire physique et inventaire théorique. Lorsque des différences sont constatées, il faut mener une enquête pour déceler les causes de ces écarts. Il faut alors agir avec tact, car il ne s’agit pas obligatoirement d’un vol ! 
Certaines différences peuvent provenir d’une simple erreur de transcription. Dans ce cas, il faut corriger en passant le mouvement inverse de celui qui est à l’origine de l’erreur. Il est souhaitable d’indiquer ces modifications en rouge (ou en observation pour un système informatisé) et en indiquant de façon succincte les raisons de la modification. Si la différence ne peut pas être expliquée, il faut l’enregistrer au compte 974 (‘différence d’inventaire’) de manière à aligner le stock comptable sur l’existant.

• • Pour la cave du jour

L’inventaire est fait quotidiennement, voire après chaque service, afin de la compléter. Il faut impérativement comparer les manquants avec les ventes de la veille ou, éventuellement, du service. Il doit y avoir concordance. Sinon, il faut rechercher les causes de la différence en prenant les mêmes précautions que pour la cave centrale (voir ci-dessus). 
Cette comparaison entre les manquants et les ventes doit être effectuée quels que soient la taille et le type d’établissement. De nos jours, l’informatique permet de connaître très rapidement les ventes (éventuellement par point de vente pour un établissement important).