• Rédiger soigneusement la commande en amont du contact avec le représentant ou les commerciaux. Une commande rédigée à la hâte favorise des oublis et des mauvais achats.
• Rédiger des commandes de façon détaillée pour identifier exactement les produits voulus : spécifier les poids, les provenances, les conditionnements et autres détails essentiels.
• Conduire des négociations en face à face dans un espace dédié (bureau, salle de séminaires) à l’abri d’éventuels dérangements. Vous pourrez alors mieux vous concentrer sur les négociations si vous n’êtes pas constamment dérangé. En face à face, vous gardez la confidentialité de vos informations vis-à-vis votre interlocuteur.
- Faites comprendre au fournisseur que la commande passée cette semaine ne garantit pas celle de la semaine prochaine si les prix et la qualité ne sont pas maintenus. Le représentant ne doit jamais arriver en terrain conquis, le carnet de commande ouvert.
- Demandez ou faites confirmer les prix d’achats des articles dont les prix peuvent varier sensiblement d’une commande à une autre : poissons, viandes, fruits et légumes, produits laitiers.
- Demandez toujours les prix réels nets remisés pour ne pas subir de mauvaises interprétations des promesses de vos fournisseurs.
- Essayez d’avoir à disposition un maximum de prix comparatifs d’autres fournisseurs (benchmarking) pour bien comparer l’offre du fournisseur avec les prix que vous connaissez déjà. Une mercuriale aide sensiblement ce travail.
- Gardez les prix confidentiels lors des négociations que vous menez, même si le représentant demande à quel prix vous payez les produits ailleurs.
- Distillez vos besoins au fur et à mesure en évitant de tout dévoiler au début. Mieux vaut aller crescendo en indiquant que si les prix sont convenables, vous allez commander une gamme élargie de produits.
- Demandez aux fournisseurs de faire un effort sur le prix ou les gratuités. Ils ont souvent des marges de manœuvre : si vous ne demandez pas, vous ne risquez pas d’améliorer votre situation).
- N'hésitez pas à dire ‘non, mais...’ tout en indiquant que les prix proposés sont pas loin d’être acceptables et que vous êtes encore prêt à accorder une chance à la négociation, éventuellement en évoquant le besoin d’un ou des produits supplémentaires dont vous n’avez pas encore parlé.
- Indiquez que vous êtes prêt à rester fidèle dans l’achat dans la durée à condition que les tarifs soient optimaux et raisonnables. Ceci permet d’évoquer des volumes d’achat sur une période plus longue.
- Faites toujours confirmer de préférence par écrit (e-mail), par le représentant ou le vendeur, les prix négociés pour ne pas vous retrouver, lors de la livraison, face à des prix différents des prix négociés.
- Favorisez la qualité voulue avant le prix. L’achat implique la qualité du produit qui devrait toujours être l’élément qui prime, les conditions de livraison et de paiement font également partie intégrante de la qualité.
- Soyez toujours à jour dans vos règlements car rares sont les fournisseurs à favoriser des conditions financières avantageuses envers un mauvais payeur.
- Restreindre les achats à l’essentiel en évitant des promotions qui semblent alléchantes mais qui impliquent des achats en grande quantité qui risquent d’immobiliser de la trésorerie, parfois restreinte.
Dans la négociation, il existe une exception importante : l’achat des produits rares et confidentiels pour lequel il n’y a qu’un fournisseur, où le nombre de producteurs et/ou la production est très limité.
Exemples : la Romanée Conti, des produits culinaires à faible rendement et de très grande qualité…. Dans ces cas le fournisseur a plus de clients que de produits, il faut alors accepter de payer le prix.
Dans tous les cas, la négociation s’apprend avec l’expérience. Vous ne réussirez pas à chaque fois mais dès que vous maîtriserez cet exercice, elle devient un outil redoutable dans l’amélioration des marges brutes de l’entreprise. Vous serez rapidement ravis de mener de tels échanges. L’achat deviendra un challenge gratifiant.
