Instaurer un contrôle simple et rapide des livraisons

Comme beaucoup d’actions qui deviennent habituelles, une routine peut s’installer dans le cadre de la réception des livraisons qui, à terme, peut favoriser du laxisme dans la procédure de contrôle. Dans beaucoup d’entreprises, surtout celles de petite taille, des vrais contrôles sont presque ou totalement inexistants.

Or, à chaque fois qu’il y a dérive, dans la qualité ou dans la quantité, l’entreprise peut voir sa marge réduite, car tout produit manquant ou défectueux devrait être remplacé ou retravaillé, créant ainsi un coût supplémentaire.

Des écarts entre les quantités livrées et les quantités facturées représentent rarement des montants en euros importants par rapport aux volumes globaux de l’année mais, cumulés, leur valeur peut avoir une influence certaine sur la marge.

Régulièrement, le personnel censé contrôler les livraisons, mais débordé par d’autres préoccupations plus pressantes, relègue les contrôles à un simple coup de crayon sur les bons de livraison,  se disant que les vrais contrôles se feront plus tard, ce qui n’est jamais le cas.

Simultanément, des livreurs, qui sont également pressés, peuvent commettre des erreurs qui ne sont jamais décelées.

Il faut donc instaurer des contrôles simples et rapides pour s’assurer que ce maillon dans la chaine de la marge brute n’est pas défaillant et que tous les produits facturés ont bien été reçus.

• Trois types de contrôles
  
  
  • Les contrôles systématiques et visibles

Chaque livraison est minutieusement contrôlée selon une procédure prédéfinie.
Ces contrôles peuvent être gourmands en temps pour le peu d’erreurs constatées. Normalement, plus il y a de contrôle, plus les erreurs diminuent dans le temps, donc les contrôles se justifient.

• • Les contrôles épisodiques, ciblés, visibles ou non aux livreurs

Certains produits ‘sensibles’ aux erreurs sont ciblés. Parmi ceux-ci figurent les fruits et légumes et les poissons. Ces contrôles sont souvent effectués après le départ du livreur.
S’il y a conformité, la confiance s’installe et les contrôles servent à se rassurer. En cas de non-conformité, des contrôles systématiques s’imposent, devant le livreur.

• • Les contrôles inopinés mais très ciblés

Exemple : Des actions instaurées souvent à la suite à des contrôles épisodiques qui ont relevés des écarts caractérisés. Ils sont à réaliser devant le livreur, sans précipitation et sans pression de la part du livreur qui pourrait invoquer le fait d’être pressé, mal garé, déjà en retard.
L’idée des contrôles inopinés est à la fois de marquer le coup et à la fois de démontrer ostensiblement que des contrôles invisibles ont déjà eu lieu

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Publié par Christopher TERLESKI