Accueillir un nouveau collaborateur : le premier jour

Le premier jour commence trois jours avant 

Pour de multiples raisons, trop de collaborateurs recrutés ne se présentent pas le premier jour. Il vous faut anticiper les éventuelles défections. Du côté réglementaire, vérifiez que le contrat de travail et toutes les pièces attendues ont bien été réceptionnés.

Envoyez également à votre futur collaborateur un e-mail indiquant : 
- le jour et l’heure, l’adresse complète du lieu de travail ; 
- le cas échéant, quelques conseils pour accéder à votre entreprise ; 
- le nom du directeur de l’entreprise et son numéro de portable ; 
- le nom de la personne qui l’accueillera (directeur ou adjoint) et son numéro de portable ; 
- le nom de la personne qui s’occupera de son intégration et de son tutorat ; 
- l’emploi du temps du premier jour ;
- les vêtements professionnels qu’il devra apporter. 

Rappelez également au collaborateur de visiter le site internet de la société. En le questionnant le premier jour, vous aurez une indication sur son degré de motivation.

La veille : rôle du responsable de l’entreprise 

Le responsable de l’entreprise doit prévenir de l’arrivée du nouveau salarié. Il peut, par exemple, afficher dans les vestiaires un message de type ‘Bienvenue à M./Mme/Mlle…’, avec le libellé du poste occupé, le nom de la personne chargée de l’accueillir, et préciser qui assurera la formation. 
Il doit se faire expliquer par son chef de service ce qu’il a prévu le premier jour : programme, délimitation des tâches, matériel, tenue, vestiaire, repas avec les autres membres de l’équipe. 
Enfin, le dirigeant doit planifier à quel moment de la journée il consacrera au moins dix minutes au nouveau salarié : il doit s’agir d’un entretien ouvert, convivial.

Le jour même : le chef de service donne le tempo en trois temps 

Ce premier contact sur le terrain vise à renforcer la motivation du collaborateur, à le rassurer, à ce qu’il repère sa place dans l’entreprise. Cela vous permettra de vous assurer que chaque acteur (chef de service, tuteur, collègues de travail) remplit bien son rôle, sans noyer le nouveau venu d’informations, et à vérifier qu’il fournira les bonnes prestations à la clientèle. 

Temps 1 : premier contact, début de matinée 

- Accueillir le salarié : passer quelques minutes avec lui ;
- lui présenter son chef de service direct, son tuteur : lui rappeler ce qu’il va se passer ; 
- faire le tour de l’entreprise et le présenter aux autres salariés ;
- lui indiquer son vestiaire et affecter des tâches simples en binôme avec le tuteur.

Temps 2 : fin de matinée, ou début d’après-midi, après le service

- Lui demander de s’exprimer sur ce qu’il a vu, constaté, appris ;
- aborder les règles (notamment de sécurité) et habitudes de travail de l’entreprise ;
- identifier les freins qu’il a rencontrés, apporter des réponses ;
- le cas échéant, lui remettre le livret d’accueil du personnel ;
- lui remettre tous les supports commerciaux, les expliquer ;
- revoir le contenu de la mission et de la fiche de fonction ;
- présenter ses horaires de travail prévus pour la semaine en cours et les suivantes ;
- expliquer comment fonctionnent les jours de repos, le règlement intérieur, le relevé des heures de travail, quand et comment est versée la paye, qui entretient les tenues vestimentaires ;
- répondre à ses éventuelles questions.

Temps 3 : fin de journée ou le lendemain matin 

En présence de son tuteur, présenter le plan de progression de la première semaine, et ce que l’on attend de lui dans les semaines qui suivent.
Lui indiquer les sources d’information qu’il peut utiliser : procédures existantes et les personnes ressources, qui fait quoi dans l’entreprise.

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Publié par André PICCA