Le reporting mensuel

Le reporting est une procédure mensuelle de contrôle qui permet d’apprécier le fonctionnement des activités et des services en fournissant aux responsables du siège et des unités :
- une estimation des résultats financiers mensuels ;
- une batterie d’indicateurs sur l’activité et les coûts.

Les hôteliers et restaurateurs indépendants ont également intérêt à mettre en place une procédure de reporting, éventuellement avec leur expert-comptable.

Les responsables opérationnels (gérants, directeurs, contrôleurs…) :
- participent à l’élaboration du reporting en collectant et en transmettant au siège (ou à la direction régionale) les données nécessaires en fin de mois ;
- disposent des tableaux de reporting dans les premiers jours du mois suivant (généralement avant le 5).

• La présentation des tableaux de reporting
  
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Exemple
Hôtel-restaurant 2 étoiles de la chaîne Les Relais : reporting des résultats du mois de juillet
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• Le calcul de résultat mensuel

Le résultat mensuel est un résultat estimé car certaines charges ne sont pas connues pour leur montant réel chaque mois. Il est cependant suffisamment précis pour rendre compte de la situation de l’entreprise.

• Données réelles du mois
- Chiffre d’affaires
- Coût matières
- Charges de personnel
- Certains frais généraux (s’ils représentent un % important du CA ou si les risques d’écart sont élevés)

Critères
- Faciles à obtenir : chiffre d’affaires, personnel…
- Indispensables au contrôle : consommations de matières…

• Données estimées = budget
- La plupart des frais généraux
- Les coûts d’occupation

Pourquoi les estimer ?
- Difficulté de connaître la valeur réelle mensuelle
- Estimation généralement peu différente de la réalité

• L’estimation de certains frais généraux et des coûts d’occupation se fait en reprenant les données du budget.
• Le critère général de décision appliqué ici est l’analyse coût/avantages
- le calcul du coût réel mensuel de chaque ligne de frais généraux a un coût élevé ;
- le supplément de précision obtenu n’apporte aucun avantage en matière d’analyse et de contrôle.

Exemple
Restaurant : extrait du reporting du mois de septembre

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Publié par Jean-Claude OULÉ