Le calcul régulier du ratio matières

Contrôle nourritures et boissons : une vigilance indispensable

Le contrôle nourriture et boissons consiste à s’assurer que les consommations de denrées et boissons sont conformes aux objectifs. Cet aspect du contrôle de gestion est absolument indispensable et doit faire l’objet d’une vigilance permanente pour deux raisons principales :

• l’importance et la nature des consommations de denrées et boissons, qui représentent une part importante des charges du restaurant, de 25 % à 35 % selon les établissements ;
• les risques d’irrégularités. La nature même des matières premières utilisées dans la restauration pour le service des clients (les denrées et les boissons) accentue les risques d’irrégularités de toutes natures (vol, détournements, consommations gratuites...).

Parfois, les articles en stock ont un coût élevé (vins, alcools…) aggravant la charge supportée en cas d’irrégularité. Enfin, un nombre important de personnes ont accès aux matières ou les manipulent lors des phases de production et de distribution, au cours desquelles un contrôle direct par la hiérarchie est difficile à exercer.

Ne pas mettre en place une procédure de contrôle nourriture et boissons, peut mettre en péril l’existence même de l’entreprise. C’est d’autant plus regrettable que les procédures de contrôle peuvent être mises en œuvre par tout restaurateur, quelle que soit sa formation, seul ou en collaboration avec son expert-comptable. La première procédure, ‘Calcul régulier du ratio matière’, est très simple et particulièrement adaptée aux petits établissements...

Une procédure simple

Dans de nombreux restaurants, le calcul régulier d’un ou plusieurs ratios matières est une procédure suffisante et peu coûteuse pour assurer le contrôle des consommations de denrées et boissons.

Une équation fondamentale : stock initial + livraisons - stock final = consommations

Le calcul du ratio matières s’effectue à l’aide des informations fournies par la comptabilisation des achats. Il s’agit d’une procédure simple :
- qui utilise à des fins de contrôle les informations disponibles (les factures d’achat) ;
- qui n’alourdit pas les tâches administratives de l’exploitant ou du personnel, le plus souvent très impliqués dans les fonctions opérationnelles.

Périodicité de calcul du ratio :
Calcul mensuel : périodicité la plus courante
Calcul décadaire : très utilisé en restauration collective
Calcul journalier : suppose la tenue de fiches de stocks

Les fournisseurs adressent une facture qui déclenche l’enregistrement comptable de l’opération d’achat. À la fin de chaque mois, le ou les comptes ‘achats’ indiquent le montant des factures comptabilisées au cours de la période.

Exemple
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(1) : achats comptabilisés
Il s’agit du total des factures de denrées reçues au cours du mois. Vous pouvez soit utiliser le montant figurant dans votre comptabilité, si elle est tenue sur place, soit ouvrir un registre des achats.

(2) : stock initial et stock final
C’est la seule obligation qui risque de vous prendre un peu de temps mais il est indispensable de connaître le stock pour calculer les consommations. Il faut par conséquent réaliser un inventaire chaque fin de mois : compter et/ou peser les denrées et boissons en stock et calculer la valeur du stock en utilisant le dernier prix connu (dernière facture).

(3) : factures non parvenues
Les achats sont comptabilisés à partir des factures et non des livraisons. On peut donc recevoir une livraison le 28 du mois et ne pas avoir la facture avant le 5 du mois suivant. Or, cette livraison du 28 doit être prise en compte dans les consommations du mois parce que :
- soit elle a été consommée ;
- soit elle figure en stock final.
Pour connaître le montant des factures non parvenues, il faut mettre en place une procédure administrative simple de suivi des livraisons et des factures. Le montant des factures non parvenues est obtenu grâce au classeur ‘Bons de livraisons en attente de factures’.

Les étapes de contrôle d'une livraison

1. Livraison
2. Bon de livraison (BL) => contrôle du bon de livraison : mentions conformes à la livraison
3. Rangement dans le classeur 1 (bons de livraison en attente de facture)
4. Réception facture =>  Contrôle conformité facture avec BL et création d'une liasse facture et BL
5. Comptabilisation
6. Rangement dans le classeur 2 : Factures (+ BC3 + BL) en attente de règlement
7. Règlement facture : Archivage de la liasse facture + BL

Le contrôle des livraisons prévu dans cette procédure est indispensable :
- de nombreuses erreurs se glissent dans les bons de livraison ;
- des matières peuvent manquer ou ne pas être conformes.
Si vous ne contrôlez pas systématiquement les livraisons, vous risquez de donner de ‘mauvaises habitudes’ aux fournisseurs et/ou aux livreurs.

=> Il est possible d’éviter d’avoir à prendre en compte les factures non parvenues : il suffit pour cela de tenir un registre des livraisons et non des achats. On y inscrit les livraisons au fur et à mesure de leur arrivée. L’inconvénient de cette solution est d’obliger à une double saisie, l’une pour les livraisons, l’autre pour les achats que vous devez de toute façon saisir pour votre comptabilité.

(4) : coût matière des repas du personnel
L’objectif du calcul est d’obtenir le montant des denrées consommées et payées par les clients. Pour cela, il faut retirer le coût des repas du personnel, le nombre de ces repas pouvant varier chaque mois et fausser le ratio. Le coût matières des repas du personnel est estimé :
- soit à partir d’une référence, par exemple le coût d’un repas du même type en restauration collective, entre 1,5 et 2 €. Dans l’exemple, on a servi 440 repas estimés à 2 €. Si deux ratios sont calculés (nourriture et boissons), on retiendra par exemple 1,60 € pour la nourriture et 0,40 € pour les boissons ;
- soit à partir de l’évaluation de l’avantage en nature utilisée pour la paye.

(5) : coût matière des offerts
Comme les repas du personnel, les prestations offertes peuvent varier d’un mois à l’autre et fausser le ratio. Pour estimer le coût des offerts, le plus simple est d’utiliser le ratio objectif appliqué au prix de vente des offerts. Dans l’exemple, le montant des offerts s’élève à 1 247 € au prix TTC de la carte (c’est le manque à gagner de chiffre d’affaires). Le ratio objectif est de 30 %.
Coût matière estimé des offerts : 1 247 ÷ 1,10 × 30 % = 340 €

Faut-il calculer un ou plusieurs ratios ?

Il est d’usage de distinguer le contrôle des consommations de denrées du de celui des boissons en raison des différences d’objectifs (le ratio ‘matières’ et le ratio ‘boissons’ pouvant être sensiblement différents).
Dans certains établissements, une distinction est effectuée en fonction de la nature des matières : cuisine, caféterie, cave, alcools, bières, eaux minérales.
Pour calculer plusieurs ratios par catégories d’approvisionnements, il faut :
- créer autant de comptes achats que de catégories d’approvisionnements à analyser et ventiler les factures ;
- programmer les caisses ou les logiciels de facturation pour enregistrer les prestations correspondantes.

Annexe :
Schéma de synthèse des facteurs agissant sur le ratio matières
Moyens d’action et de contrôle opérationnels

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Publié par Jean-Claude OULÉ