Fiche pratique : organiser les stocks pour le service d'étages

- Les fiches de stock

Les fiches de stock permettent de connaître en permanence l’état du stock mais aussi sa valeur. On y enregistre toutes les entrées et sorties. À chaque mouvement, le stock est remis à jour.

 

Hôtel Belle Pomme			Savonnettes :  Carton de 100	SS = SR = SA =
Fournisseur :		ADI :	Tél :	Délai de livraison :
Date	N° facture		Entrée	Sortie	En stock
Stock au 01/01/année n					1 000
10/01/année n	S10			100	900
12/10/année n	F12		2 000		2 900

 

• Deux méthodes utilisées : 

- Premier entré, premier sorti ou FIFO (First in, First out)

Dans cette méthode, on considère que les articles les premiers entrés sortent les premiers du stock pour la valeur à laquelle ils sont entrés.

C’est la méthode la plus fastidieuse, car elle oblige à tenir simultanément plusieurs stocks sur la même fiche, pour chaque lot de prix différent, mais c’est la méthode la plus juste, chaque article étant sorti à sa valeur réelle.

- Coût moyen pondéré (CMP)

C’est la méthode la plus courante, on calcule le coût moyen des articles en stock. 
Il faut recalculer le prix moyen à chaque livraison.

 

Exemple :

1er mars : stock de 500 savonnettes à 0,18 €		90 €
8 mars : livraison de 1 000 savonnettes à 0,20 €		200 €
Coût du stock	90 + 200	290 €
Quantité en stock :	500 + 1 000	1 500
Prix moyen :	290 € ÷ 1 500	0,19 €

 

• Bon de réquisition

Chaque marchandise sortant de l’économat doit faire l’objet d’un bon. Ce document doit être rempli correctement, daté et signé. Un double doit être remis au moment de la réception de la marchandise pour que le service demandeur puisse effectuer le contrôle. Ces bons sont archivés. En cas de litige, au moment de l’inventaire, ils peuvent être consultés.

• Local de stockage

Toutes les marchandises représentent un capital, il faut donc en prendre soin en les rangeant dans le local aménagé à cet effet, fermant à clé, sec, à l’abri des rongeurs et des poussières. 
Il faut faire tourner les produits sur les rayonnages, ce qui signifie qu’il faut toujours mettre les nouveaux produits derrière les anciens pour assurer une bonne rotation et ne pas se retrouver avec des produits défraîchis ou périmés. 
Afin de faciliter son travail, il est préférable de les ranger par articles de même catégorie. Les produits le plus souvent utilisés doivent être de l’accès le plus facile.

• Faire un inventaire

Afin de vérifier l’exactitude de vos fiches, vous devez compter ‘physiquement’ vos stocks. Suivant les articles, les inventaires se font tous les mois (exemple : les produits d’accueil) ou tous les ans (exemple : le linge). Ces inventaires permettent de contrôler vos consommations et la rotation de vos stocks, et un coulage éventuel.

 

Exemple de calcul de consommation :

- Stock initial (inventaire au 1er jour du mois)	200 €
- Achat dans le courant du mois	70 €
- Stock final (inventaire au dernier jour du mois)	100 €
- Consommation = 200 + 70 = 270 – 100	170 €

- Rotation en nombre de jours : (stock moyen en euros x nombre de jours du mois) ÷ consommation en cours
Soit : (150 € x 30 jours) ÷ 170 € = 26 jours

- Stock moyen  = (stock initial + stock final) ÷ 2
Soit : (200 + 100) ÷ 2 = 150

 

stock gouvernante