Fiche pratique : les frais généraux

 

Le dirigeant d’un établissement a pour objectif d’augmenter ses ventes (chiffre d’affaires) et de réduire ses dépenses (charges).

Pour un hôtelier-restaurateur, les dépenses sont communément classées en quatre groupes figurant sur son  tableau de bord. Les charges sont, alors, principalement liées :

• au coût des matières premières,
• au coût du personnel,
• au coût d’occupation (loyers, redevances de crédit-bail, intérêts des emprunts et dotations aux amortissements),
• aux frais généraux.

 

• Décomposition des frais généraux

Les frais généraux représentent généralement de 15 à 20 % du CA. Ils correspondent à un ensemble de charges d’exploitation.

Electricité, eau, gaz	1 à 2 %
Transports	1 %
Blanchissage, nettoyage, entretien	1 %
Petites réparations, entretien	1%
Petits équipements	1 à 2 %
Décoration florale, tenues du personnel	1 %
Fournitures administratives	1 %
Assurance	1 %
Honoraires d’avocats, experts-comptables	1 %
Communication (dont publicité)	2 à 4 %
Internet, téléphonie	1 %
Frais bancaires (dont commissions  d'encaissement)	1 %
Impôts et taxes (hors impôt sur les bénéfices)	2 à 3 %
Total	15 à 20 %

 

Remarque : Les frais généraux sont présentés sous forme de pourcentage du chiffre d’affaires, mais ils ne sont pas nécessairement liés à la variation du chiffre d’affaires. Par exemple, les primes d’assurance ne sont pas corrélées au nombre de clients.

 

• 10 actions correctives pour réduire la part des frais généraux dans le chiffre d’affaires.

 

1. Sensibiliser le personnel. La direction doit attirer l’attention des chefs du service et de l’ensemble du personnel de la nécessité d’une démarche éco-responsable. Proposer le versement d’une prime en fin d’année si les objectifs de réduction du gaspillage (par exemple) sont atteints.

Exemple : fixer un objectif sur la consommation de papier et  de cartouches pour réduire les impressions.

 

2. Sensibiliser la clientèle de la nécessité de faire attention aux dépenses d’énergie pour protéger l’environnement.

Exemples : affichage au dos des portes des chambres, dans la salle de bains, sur la table de chevet, sur le lit pour inciter les clients à réutiliser les serviettes ou à ne pas changer les draps chaque jour.

 

3. Installer des solutions qui permettent de réduire la consommation des fluides.

Exemples : utilisations de luminaires à faible consommation, robinetterie tactile, arrêt automatique de la climatisation lorsque le client quitte sa chambre.

 

4. Regrouper les commandes. Un volume plus important devrait permettre d’obtenir des remises tarifaires.

Exemples : adhésion à une centrale de référencement, centrale d’achats ou regroupement avec d’autres entreprises de la ville pour augmenter la quantité achetée auprès d’un même fournisseur ou même partager les frais de livraison.

 

5. Faire évoluer l’organisation. Établir la répartition des tâches : qui peut demander un achat ; qui peut valider l’achat, qui peut contrôler le processus d’achat ; qui réceptionne et vérifie la conformité ?

Exemple : mettre en place un tableau de suivi des achats et favoriser l’achat en ligne de fournitures peuvent permettre de gagner du temps sur le traitement administratif des commandes.

 

6. Identifier l’ensemble des prestataires puis renforcer la concurrence entre les fournisseurs. Ne pas dépendre d’un seul fournisseur devrait permettre de saisir des opportunités de promotion. Parfois, diminuer le nombre de fournisseurs peut également avoir pour conséquence de faire des économies.

Exemple : les promotions sur certaines références alimentaires ne sont pas nécessairement synchrones. Une offre promotionnelle peut apparaître chez certains grossistes et pas chez un autre.

 

7. Renégocier les contrats.

Exemple : la renégociation de certains contrats (assurance, entretien et réparation, opérateurs téléphoniques) doit permettre de pouvoirs obtenir des conditions plus favorables.

 

8. Demander la diminution ou la suppression de certains frais bancaires.

Exemple : une demande, auprès de la banque, de réduction des commissions sur les cartes de crédit utilisées par les clients ou sur la commission mensuelle de tenue de frais de compte.

 

9. Souscrire des abonnements.

Exemple : opter pour des formules d’abonnement financièrement plus intéressantes pour les frais de transport en taxi.

 

10. Procéder à des travaux.

Exemples : amélioration de l’isolation de l’établissement et/ou rationalisation du chauffage des locaux.

#fraisgeneraux#

La mise en place d’un suivi spécifique mensuel sur les frais généraux devrait permettre de faire apparaître des écarts avec la moyenne des frais généraux ou sur l’évolution de certains frais.