Calculer et accorder les congés payés

2,5 jours de congés par mois travaillé

L'article L.3141-3 du droit du travail prévoit que le salarié a droit à un congé payé de 2,5 jours ouvrables par mois de travail, sans que la durée totale n'excède 30 jours ouvrables par an, soit 5 semaines.

Ce droit à congé annuel se calcule sur la base d'une période de référence qui commence le 1er juin de l'année civile précédente et se termine le 31 mai de l'année civile en cours. Pour les salariés qui rentrent dans l'entreprise en cours d'année, on commence le calcul à la date d'entrée dans l'entreprise.

Exemple : un salarié intègre l'entreprise au 1er janvier 2012. Sa période de référence commençant à cette date, il aura donc travaillé 5 mois pendant la période de référence et aura donc droit à 12,5 jours de congés payés (5 x 2,5) pour cette année.

Calcul par équivalence en cas d'année incomplète

Si les règles sont relativement simples pour un salarié qui a travaillé pendant une année complète, il faut cependant utiliser le calcul par équivalence pour un salarié qui n'a pas été présent pendant toute la période de référence (par exemple pour cause de maladie, ou d'embauche en cours d'année). En effet, aux termes de la règle des équivalences fixée par l'article L.3141-4 du code du travail, un mois de travail effectif est équivalent à 4 semaines ou 24 jours de travail. Ce qui fait qu'un salarié a droit à la totalité de ses congés payés dès lors qu'il a travaillé au moins 12 fois 4 semaines ou bien 12 périodes de 24 jours.

Totaliser les mois, puis les semaines voire les jours

Le calcul par équivalence s'applique chaque fois que le salarié n'a pas travaillé pendant toute la période de référence et que ce mode de calcul favorise le salarié. Le mode de calcul est différent selon qu'il totalise des mois complets ou non, ou si le nombre de semaines ne tombe pas juste.

• Il totalise des mois complets :

Le salarié est entré dans l'entreprise en cours d'année, le 1er septembre 2011 par exemple. Au 1er juin 2012, il comptabilise donc 9 mois pleins d'activité. Ce salarié aura donc droit à 9 x 2,5 = 22,5 (arrondis à 23) jours de congés payés.

Attention ! En matière de congés payés, le mois de travail ne s'entend pas en mois civil, mais s'apprécie de date à date. Autrement dit, un salarié embauché le 15 novembre et qui quitte définitivement l'entreprise le 15 mai aura travaillé 6 mois et a donc droit à 15 jours de congés payés.

• Le nombre de mois ne tombe pas juste :

Le salarié est entré dans l'entreprise le lundi 8 mars 2012 : le nombre de mois de travail qu'il a effectués ne tombe pas juste. On comptabilise donc ses semaines de travail jusqu'au 1er juin, ce qui fait 12 semaines. Chaque tranche de 4 semaines donnera droit à 2,5 jours de congé. Ce salarié aura donc droit à : 12 x 2,5 jours ÷ 4 = 7,5 (arrondis à 8) jours.

• Le nombre de semaines ne tombe pas juste :

Le salarié est entré dans l'entreprise le jeudi 20 octobre 2011. Il justifie donc de 33 semaines au 1er juin 2012, soit un total de 198 jours ouvrables (32 semaines x 6 jours + 6 jours). Ce salarié aura droit à autant de 2,5 jours de congé qu'il y a de périodes de 24 jours, ce qui donne : 198 ÷ 24 = 8,25. Il a donc travaillé 8 périodes complètes de 24 jours, ce qui lui permet d'obtenir 8 x 2,5 jours = 20 jours de congé.

Dans cet exemple, il faut obligatoirement retenir le décompte par périodes de 24 jours travaillés, puisque cette méthode favorise le salarié. En effet, si on ne prend comme base de calcul que les mois complets travaillés, il n'y en a que 7 (le mois d'octobre étant incomplet). Ce qui n'aurait donné que 7 x 2,5 jours = 17,5 (arrondis à 18) jours, et aurait donc donné une différence de 2 jours.

L'employeur fixe l'ordre des départs

C'est l'employeur et lui seul qui fixe pour chaque salarié les dates de départ en congé après avis - le cas échéant - des délégués du personnel.

Cependant, en fixant les dates de départ, l'employeur doit respecter un certain nombre de règles :

• prendre en compte la situation familiale du salarié ;

• les possibilités du conjoint, que celui-ci travaille dans le secteur privé ou public ;

• les conjoints ou partenaires liés par un Pacs travaillant dans la même entreprise ont droit à un congé simultané.

En pratique, il s'agit d'une négociation entre le salarié et l'employeur. Mais il faut savoir que c'est toujours l'employeur qui a le dernier mot.

2 semaines au minimum, mais pas plus de 4 semaines d'affilées

Si l'employeur fixe l'ordre des départs, il doit malgré tout respecter un minimum de règles quant aux dates auxquelles ils s'effectuent. La loi prévoit que la période de prise des congés payés s'étend du 1er mai au 31 octobre. Pendant cette période légale, l'employeur doit donc accorder un congé minimum de 12 jours ouvrables, soit deux semaines consécutives. En outre, la loi prévoit que la durée du congé pris en une seule fois ne peut être supérieure à 24 jours ouvrables, c'est-à-dire 4 semaines d'affilée.

Par conséquent, la cinquième semaine de congé payé ne doit pas être accolée au congé principal. Seuls les salariés justifiant de contraintes géographiques particulières comme les travailleurs français originaires des DOM-TOM ou les travailleurs étrangers peuvent prendre leurs 5 semaines d'affilées (article L.3141-17 du code du travail).

Modifier la règle de la période légale

La période de prise de congés payés fixée du 1er mai au 31 octobre correspond pour certains employeurs du secteur des HCR à des pics d'activité. La loi prévoit cependant la possibilité d'allonger la période légale de congés payés à toute l'année, par exemple par accord collectif et après consultation des délégués du personnel ou du comité d'entreprise - s'ils existent - ou par accord individuel du salarié. Faute d'un accord d'entreprise, nous conseillons aux employeurs qui veulent étendre la période légale de prise de congés payés de le mentionner dans le contrat de travail qu'ils remettent et font signer à leurs salariés.

Des jours supplémentaires pour fractionnement

Le fractionnement du congé principal de 24 jours ouvre droit pour le salarié à des congés supplémentaires lorsque la partie du congé ainsi fractionnée est prise en dehors de la période légale qui court du 1er mai au 31 octobre. L'article L.3141-19 du code du travail prévoit que le salarié bénéficie de deux jours ouvrables si le congé pris en dehors de la période légale comporte au moins 6 jours (le salarié n'aura donc pris que 18 jours ouvrables pendant l'été). Il a droit à un jour si le congé pris en dehors de la période légale comporte 3, 4 ou 5 jours. Ces jours supplémentaires sont dus dès qu'il y a fractionnement, que celui-ci soit proposé par l'employeur ou demandé par le salarié (Cass.soc. 19 juin 2002). En effet, dans la mesure où les dates de vacances sont approuvées par l'employeur, le ou les jours de vacances supplémentaires sont dus, peu importe qui a l'initiative de la demande. Sachant que cette disposition n'est pas d'ordre public, la seule façon de ne pas devoir des jours supplémentaires, c'est d'obtenir l'accord écrit du salarié, ou de préciser dans le contrat de travail qu'il n'y a pas de jours supplémentaires pour fractionnement des congés.

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Publié par Pascale CARBILLET