Les informations à délivrer aux salariés sur la relation de travail

La loi portant diverses dispositions d’adaptation au droit de l’Union européenne (DDADUE) du 9 mars 2023 a renforcé l’obligation d’information à la charge de l’employeur, notamment sur les principaux éléments de la relation de travail et les postes à pourvoir en CDI au sein de l’entreprise. Un décret publié au Journal officiel du 31 octobre 2023 en fixe les modalités d’application, permettant l’entrée en vigueur de ces nouvelles obligations à compter du 1^er novembre 2023.

Une grande majorité de ces informations sont d’ores et déjà communiquées par les employeurs dans le contrat de travail remis au salarié. Il convient de vérifier que le contrat de travail ou tout autre document comporte bien les informations minimums.

 

Les informations à délivrer à tous les salariés

Depuis le 1^er novembre 2023, l’employeur est tenu de remettre à chaque salarié embauché un ou plusieurs documents écrits comportant au moins, les 14 informations principales relatives à la relation de travail listées par le décret et qui sont mentionnées à l’article R.1221-34 du code du travail.

Les informations suivantes doivent être communiquées au salarié au plus tard le septième jour calendaire à compter de la date d’embauche. En pratique ces informations figurent dans le contrat de travail remis et signé par le salarié à l’embauche. :

1° L’identité des parties à la relation de travail ;

2° Le lieu ou les lieux de travail et, si elle est distincte, l’adresse de l’employeur ; 

3° L’intitulé du poste, les fonctions, la catégorie socioprofessionnelle ou la catégorie d’emploi ;

4° La date d’embauche ;

5° Dans le cas d’une relation de travail à durée déterminée, la date de fin ou la durée prévue de celle-ci ; 

7° Le cas échéant, la durée et les conditions de la période d’essai ;

11°Les éléments constitutifs de la rémunération mentionnés à l’article L. 3221-3 (salaire de base et tous les autres avantages en nature et en espèces et accessoires payés directement ou indirectement), indiqués séparément, y compris les majorations pour les heures supplémentaires, ainsi que la périodicité et les modalités de paiement de cette rémunération ;

12° La durée de travail quotidienne, hebdomadaire, mensuelle ou ses modalités d’aménagement sur une autre période de référence (aménagement du temps de travail sur une période supérieure à la semaine et au plus égale à l’année conformément à l’avenant n°19 à la convention collective des CHR), les conditions dans lesquelles le salarié peut être conduit à effectuer des heures supplémentaires ou complémentaires, ainsi que, le cas échéant, toute modalité concernant les changements d’équipe en cas d’organisation du travail en équipes successives alternantes ;

Les informations suivantes sont communiquées au plus tard un mois à compter de la même date :

6° Dans le cas du salarié temporaire, l’identité de l’entreprise utilisatrice, lorsqu’elle est connue et aussitôt qu’elle l’est ;

8° Le droit à la formation assuré par l’employeur conformément à l’article L. 6321-1 ;

9° La durée du congé payé auquel le salarié a droit, ou les modalités de calcul de cette durée ; 

10° La procédure à observer par l’employeur et le salarié en cas de cessation de leur relation de travail ;

13° Les conventions et accords collectifs applicables au salarié dans l’entreprise ou l’établissement ; 

14° Les régimes obligatoires auxquels est affilié le salarié, la mention des contrats de protection sociale complémentaire dont les salariés bénéficient collectivement en application d’un accord collectif ou d’une décision unilatérale de l’employeur ainsi que, le cas échéant, les conditions d’ancienneté qui y sont attachées.

 

Sous quelle forme faire ces informations

Le décret précise les modalités de communication. Ces différentes informations sur la relation de travail sont adressées à chaque salarié sous format papier, par tout moyen conférant date certaine. Cela pourra être le contrat de travail établi en deux exemplaires signés par le salarié.

L’employeur peut également les adresser sous format électronique, si les conditions suivantes sont remplies :

- Le salarié dispose d’un moyen d’accéder à l’information sous format électronique ;

- Les informations peuvent être enregistrées et imprimées    

- L’employeur conserve un justificatif de la transmission ou de la réception de ces informations.

 

Des modèles de documents d’information fixés par un arrêté

Un arrêté du 3 juin 2024, publié au Journal Officiel du 16 juin 2024, propose en annexe 5 modèles de documents d’information que l’employeur peut utiliser :

- annexe 1 modèle de document unique regroupant les quatorze informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié ;

- annexe 2 modèle de document regroupant les huit informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous sept jours ;

- annexe 3 modèle de document regroupant les six informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié sous trente jours ;

- annexe 4 modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié appelé à travailler à l’étranger ;

- annexe 5 modèle de document regroupant les informations principales relatives à la relation de travail délivrées au salarié détaché.

L’arrêté précise que chaque modèle est personnalisé par l’employeur selon la situation de l’intéressé et, le cas échéant, est modifié par l’employeur afin de tenir compte des changements législatifs, réglementaires et conventionnels intervenus après la publication du présent arrêté.

 

Informations supplémentaires pour les salariés partant travailler à l’étranger

Lorsqu’un salarié exerçant habituellement son activité professionnelle en France est appelée à travailler à l’étranger pour une durée supérieure à quatre semaines consécutives, cette liste est complétée des informations suivantes (Art. R.1221-34) :

- le ou les pays dans lesquels le travail à l’étranger est effectué et la durée prévue ;

- la devise servant au paiement de la rémunération ;

- Le c as échant les avantages en espèces et en nature liés aux tâches concernées ;

- des renseignements indiquant si le rapatriement est organisé et, s’il l’est, les conditions de rapatriement du salarié.

En cas de détachement au sein de l’UE (Union Européenne) ou de l’EEE (Espace Economique Européen), le salarié concerné est par ailleurs informé de la rémunération à laquelle il a droit en vertu du droit applicable dans l’État d’accueil, des allocations propres au détachement et des modalités de remboursement des dépenses de voyage, de logement et de nourriture, ainsi que de l’adresse du site internet national mis en place par l’État d’accueil.

Informations sur les postes à pourvoir en CDI

Le décret permet aux salariés titulaires d’un CDD ou d’un contrat d’intérim, et justifiant d’une ancienneté continue d’au moins six mois dans l’entreprise, de demander la liste des postes en CDI à pourvoir dans l’entreprise. Le salarié formule sa demande par tout moyen donnant date certaine à sa réception.

L’employeur fournit par écrit la liste des postes en contrat à durée indéterminée à pourvoir qui correspondent à la qualification professionnelle du salarié, dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande.

Par exception, si le salarié a déjà formulé deux demandes au cours de l’année civile, l’employeur est dispensé de répondre.

Dans les entreprises de moins de 250 salariés, la réponse peut être apportée oralement au salarié à compter de la deuxième demande, si cette réponse est inchangée.

Sanction du défaut d’information

Le salarié concerné peut saisir le conseil de prud’hommes après avoir mis son employeur en demeure de lui communiquer les informations obligatoires ou de les compléter et en l’absence de transmission des informations en cause dans un délai de sept jours calendaires à compter de la réception de la mise en demeure.

En cas de modification des informations transmises au salarié, l’employeur doit lui remettre un document indiquant ces modifications dans les plus brefs délais, et au plus tard à la date de prise d’effet de cette modification. Ce document est communiqué au salarié sous format papier ou, sous certaines conditions, électronique.

Par exception, cette obligation ne s’applique pas lorsque la modification résulte exclusivement d’un changement des dispositions législatives et réglementaires ou des stipulations conventionnelles en vigueur.