Définir ses besoins pour choisir ses outils informatiques

Une réflexion sur les objectifs stratégiques à court, moyen et long terme de votre entreprise constitue un préalable pour définir du système d’information le mieux adapté. Elle doit être menée par le chef d’entreprise avec la participation de ses collaborateurs.

Un projet informatique n’a pas pour objectif de mettre en place une nouvelle technologie ou de révolutionner les méthodes de travail. Il doit accroître la valeur créée par l’entreprise. L’exploitant ne mesurera le retour sur investissement qu’en ces termes.

► Pour évaluer et comprendre ses besoins, il faut :

• Constater

Analysez la situation actuelle de votre entreprise et son environnement. Identifiez vos forces et vos faiblesses, les opportunités (agrandissement, rachat, rénovation…) et les menaces et risques potentiels (annulations d’événements majeurs, nouvelles réglementations, concurrence…).

• Définir sa stratégie 

Inscrivez votre démarche dans une véritable stratégie, que ce soit dans le cadre de l’ouverture d’un nouvel établissement, d’une volonté de croissance, de maintien des marges, d’acquisition de nouveaux marchés et/ou clients…
Lorsque vous aurez répondu à ces deux points, fixez le périmètre et les objectifs de votre système d’information. D´une manière générale, il s´agit de décrire vos attentes et surtout de répondre à la question : “À quoi cela sert-il ?” Attention : vos objectifs doivent être mesurables.

► 8 questions pour définir ses besoins

1. Que doit m’apporter le système d’information ?
L’amélioration de la productivité, une réduction des coûts, une optimisation de votre organisation, un apport de clients supplémentaires, un accroissement du chiffre d’affaires, une visibilité sur internet, de nouveaux canaux de clientèle, un meilleur contrôle de votre activité, une meilleure connaissance de vos clients, une production de résultats (rapports et tableaux de bord), une vision chiffrée de votre activité…

2. Quel périmètre ou quels domaines doit couvrir le système d’information ?
La réservation, les plannings, les prix, la facturation, les encaissements, les achats, les stocks, la production, la gestion des clients et des prospects, la visibilité et la stratégie internet, le contrôle de gestion, la comptabilité, la finance, les paies, la communication, de nouveaux services pour vos clients…

3. Quels processus faut-il informatiser ?
Après la description synthétique de vos activités, la notion de processus est un moyen de formaliser le fonctionnement de votre entreprise dans le but de le décrire, le partager et l’analyser, répartir les rôles et responsabilités, identifier les points de coordination, de synchronisation et de contrôle entre activités et processus, définir les moyens de pilotage (rapports, tableaux de bord, indicateurs…).

4. Quelles fonctionnalités doivent être prises en compte par votre système d’information ?
Listez et classez par ordre d’importance hiérarchique les fonctionnalités souhaitées (indispensables, nécessaires, souhaitables, confortables, inutiles).

5. Quels utilisateurs/collaborateurs/partenaires seront touchés par l’utilisation de votre système d’information ?
Définissez les postes et les liens qui devront être établis par le système informatique au niveau humain.

6. Avez-vous les ressources et les compétences nécessaires pour mettre en place et faire vivre un système d’information ?
Gardez à l’esprit que la recherche, le choix et la mise en place d’un outil de gestion informatisé nécessite des ressources et du temps. Paramétrage, saisie, exploitation, mise à jour des données, maintenance : ces ressources et ce temps font partie de la prestation de votre fournisseur lors de l’installation. Il faut également trouver du temps et des ressources pour le mettre en place au sein de votre organisation, vous l’approprier pour en assurer l’exploitation au quotidien.

7. Y a-t-il des contraintes ?
- Techniques : environnement, technologies, réglementations, architecture…
- Opérationnelles : horaires d’ouverture, charge de travail, niveau de qualité attendu, clients…
- Humaines : disponibilité du personnel, capacités intellectuelles, formation, motivation, résistance au changement…
- Délais : impératifs de date dans le cadre d’une ouverture, d’un début de saison…
- Budget : la notion de budget est capitale et doit être prise en compte rapidement. Rien ne sert de se lancer dans un projet que l’on ne pourra pas financer.

8. Quel budget y consacrer ?
Mettez vos objectifs en adéquation avec votre réalité budgétaire. Pourquoi investir quelques milliers d’euros si vous ne pouvez pas garantir un retour sur investissement ? Soyez pragmatique et réaliste. La loi des 80/20 s’applique toujours très bien : mieux vaut couvrir correctement 80 % de ses besoins avec une solution simple et efficace plutôt que d’essayer d’en couvrir 100 % avec une solution coûteuse et complexe. Pour chacun des périmètres et objectifs de votre projet, cherchez à établir combien cela peut vous coûter et vous rapporter. N’oubliez pas les coûts indirects internes ou externes, les coûts récurrents (abonnements, contrat de maintenance, matériel, support téléphonique, mises à jour), et ceux de vos ressources et vos compétences.

Cette dernière étape va vous aider à décider ce que sera votre système d’information. Cherchez des produits, matériels et logiciels standards sur le marché. Consultez ensuite vos confrères, recueillez leurs impressions positives et négatives sur les solutions qu’ils exploitent et sur les services de leurs fournisseurs (hotline, formation, financements…). Une fois établi, ce bilan devrait vous permettre d’aborder sereinement les offres proposées sur le marché et trouver les solutions qui couvriront vos besoins au meilleur rapport qualité-prix.