C'est à partir de la qualité du suivi que vous allez montrer à votre interlocuteur que vous êtes un vrai professionnel et partenaire pour lui. Attachez le plus grand soin à être réactif si vous vous êtes engagé à fournir un renseignement, un devis, un prix.
► Le courrier ou l'e-mail de remerciement
C'est une action incontournable que vous devez réaliser dans les 2 ou 3 jours qui suivent la visite. Dans ce courrier :
- remerciez pour le rendez-vous accordé.
- apportez les précisions sur les sujets discutés.
- reprenez les arguments forts développés lors de l'entretien (2 ou 3 au maximum).
- présentez éventuellement un devis.
- insérez une documentation complète de vos prestations Business
► Les actions sur les prospects et les clients
Il y a plusieurs actions que vous pouvez initier pour garder le contact avec vos prospects parmi celles-ci en fonction de la période vous pouvez organiser.
• Une action de relation publique consiste à inviter un prospect décideur à déjeuner dans votre établissement, à visiter les salons de séminaire et les chambres. Le but est de lui faire découvrir votre produit, vos prestations et de le rassurer sur la qualité. Une personne de la direction ou le responsable des séminaires déjeunera avec lui.
• Une journée portes ouvertes est à organiser en début de saison, quand les plannings de réservation des sociétés ne sont pas encore établis. Il s'agit, autour d'un cocktail, d'inviter clients et prospects à découvrir de nouveaux aménagements de séminaires, présenter vos nouveaux partenaires ou encore à présenter la nouvelle grille des tarifs. Il faut prévoir une très bonne organisation avec votre personnel pour effectuer la visite des locaux.
• Un mailing pour annoncer une action promotionnelle. Le séminaire est un produit que vous pouvez vendre à certaines périodes avec des prix promotionnels. Comme toute action de promotion, il faut envisager de diffuser l'offre au plus grand nombre de prospects et de clients possible.
► Les actions internes permanentes
Voilà deux actions faciles à réaliser en permanence et dont les résultats ne sont plus à démontrer :
- Placer un dépliant de l'hôtel en évidence sur les tables du restaurant, au bar et dans les chambres. Tous les jours, des clients en emporteront.
Remettre un dossier sur vos séminaires à tout homme d'affaires ou représentant de passage dans votre établissement. S'il a été satisfait de son séjour, il le remettra à qui de droit dans son entreprise, peut-être même avec un avis favorable. Proposez-lui même de visiter vos salles de séminaires, s'il a le temps.
Publié par Jean CASTELL
