Un comptable doit poser des questions qui facilitent la compréhension et le suivi de sa mission. Et il doit être à l'écoute de l'exploitant.
Au delà de sa lettre de mission annuelle, le comptable doit pouvoir déterminer avec l'expoitant une grille d'interventions qui permettra de mesurer la performance de l’entreprise, comme le nombre de chambres louées et le nombre de chambres disponibles pour un hôtel ou le nombre de couverts servis et le nombre de places disponibles pour un restaurant (sur une durée donnée, par mois par exemple). Des indicateurs ciblés et pertinents directement liés à la gestion, qui vont permettre de détecter et d'interpréter les faiblesses ou capacités de l’entreprise.
La mission de surveillance de gestion (surveillance analytique) est devenue vitale pour une majorité d’entreprise, y compris pour les plus petites structures qui n’ont pas le temps d’analyser régulièrement leurs performances.
Un certain nombre d’informations sont nécessaires à la compréhension d’une entreprise. Un comptable doit, par exemple, en fonction du type d'établissement, demander à l’exploitant si celui-ci est lié à un contrat brasseur ? Quelles sont les stratégies d’achat ? (circuits courts, produits bio, etc.). Utilise-t-il des fiches techniques ? Compare-t-il systématiquement les prix d’achat (benchmarking)?. Contrôle-t-il l’acheminement (surplus, perte, etc) de l’achat à l’assiette ? Dans quel créneau se positionne l'établissement et quelle est la concurrence potentielle (pour l'analyser) ? Comment gère-t-il son site internet ? Y-a-t-il un parking (important en fonction de l'implantation) ou quels sont les moyens d'accès ? Est-il présent sur les réseaux sociaux et dans quelle mesure ? Quelles sont les plages horaires ? Tous les sujets qui portent sur l'organisation de l'entreprise doivent être évoqués.
Les informations comptables clés à fournir pour la surveillance de gestion :
La bonne séparation des produits dans le Z de caisse journalier (ou clôture) est primordiale (justificatif récapitulant le chiffre d'affaires réalisé) entre : ventes solides, ventes liquides (avec la bonne ventilation de la TVA en fonction de la boisson), ventes hébergement, ventes diverses
La bonne séparation des achats : achats solides, achats liquides et non pas juste une séparation pas taux de tva
L’enregistrement des offerts : offerts solides, offerts liquides
L’enregistrement des pertes (évitables et inévitables : pertes solides, pertes liquides
L’enregistrement des prélèvements de produits pour l’utilisation privée de l’exploitant : solides, liquides
La bonne approche :
Pour pouvoir calculer correctement le prime cost de l'entreprise (achats + coûts salariaux), le comptable doit pouvoir intégrer une "rémunération" de l'exploitant qui soit juste (salaire qui soit pris ou non).
A partir de ces informations, le comptable doit être en mesure de se positionner comme partenaire incontournable de la réussite de l’entreprise.
Publié par Sylvie SOUBES
