Embaucher un stagiaire : quelles sont les formalités ?

Qu'est-ce qu'un stagiaire ? 

Un stagiaire est un élève de l'enseignement scolaire ou un étudiant de l'enseignement supérieur qui travaille en entreprise, sous la direction et la surveillance de l'établissement d'enseignement, pour une période temporaire de mise en situation en milieu professionnel au cours de laquelle il acquiert des compétences professionnelles et met en oeuvre les acquis de sa formation en vue d'obtenir un diplôme ou une certification et de favoriser son insertion professionnelle. 

Le stagiaire se voit confier une ou plusieurs missions conformes au projet pédagogique défini par son établissement d'enseignement et approuvées par l'organisme d'accueil (article L124-1 du code de l'Education). 

Attention : le stage ne doit pas être utilisé pour faire travailler de la main-d'oeuvre à bas coût. Il est donc interdit d'embaucher des stagiaires pour : 
- exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent ;
- faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'organisme d'accueil ;
-occuper un emploi saisonnier ;
- remplacer un salarié en cas d'absence ou de suspension de son contrat de travail ;
- remplacer un salarié licencié.

Les formalités d'embauche

Le stagiaire n'a pas la qualité de salarié. En effet, le stage s'effectue sous la direction et la surveillance de l'établissement d'enseignement. Le stagiaire n'est pas sous la subordination juridique de l'entreprise d'accueil, il conserve son statut d'élève ou d'étudiant. Vous n'avez donc pas de déclaration préalable à l'embauche à effectuer pour un stagiaire (et il n'est pas comptabilisé dans les effectifs de l'entreprise). 

En revanche, vous devez :

• Signer une convention de stage

Cette convention de stage est obligatoire et sera aussi signée par le stagiaire et l'établissement scolaire (art. L124-1 du code de l'Education). Le plus souvent, c'est l'établissement scolaire qui fournit ce document sur lequel sont notamment précisés les dates du stage, la durée hebdomadaire de formation en entreprise, les clauses du règlement intérieur applicables au stagiaire, le nom de l'enseignant référent et le nom du tuteur en entreprise, le montant de la gratification (le cas échéant), le régime de protection sociale en cas d'accident du travail...). À noter qu'il est important que la convention de stage soit signée avant le début du stage parce que la couverture accidents du travail ne peut pas s'appliquer à un stagiaire dont la convention n'est pas signée.

• Inscrire le stagiaire dans le registre unique du personnel

En effet, les nom et prénoms du stagiaire et ceux du tuteur, les dates du stage, le lieu de présence du stagiaire, doivent apparaître dans une partie spécifique du registre unique du personnel. À défaut de registre du personnel, ces indications complémentaires doivent figurer, dans tout autre document permettant de suivre les conventions de stage (art. L 1221-13, D 221-23-1 du code du travail).

Qui est en charge du stagiaire dans l'entreprise ?

Un employé de l'entreprise doit être désigné 'tuteur'. Il doit accueillir et accompagner le stagiaire et s'assurer du respect des aspects pédagogiques de la convention de stage (art. L 124-9). À noter que cet employé n'a pas à justifier d'une expérience ou d'une compétence particulière (contrairement au maître d'apprentissage par exemple). Un même employé peut être tuteur de 3 stagiaires maximum (art. R 124-13 du code de l'Education).

Quelle est la durée du stage ?

Il n'y pas de durée minimale. En revanche, il y a un maximum de 6 mois* par année d’enseignement dans la même entreprise (art. L 124- 5 du code de l’Education).
*Soit : 924 heures ou 132 jours maximum car chaque période au moins égale à 7 h de présence, consécutives ou non, vaut pour 1 journée et chaque période au moins égale à 22 jours de présence, consécutifs ou non, vaut 1 mois (art. D 124-6 du code de l’Education + lettre circ. ACOSS 2015-42 du 2 juillet 2015, § I-C-1)

Puis-je embaucher plusieurs stagiaires en même temps ?

Oui, mais ce nombre est limité et dépend de votre effectif. Ainsi, le nombre maximum de stagiaires pouvant être accueillis par une entreprise pendant une même semaine civile est au maximum égal à :
- entreprises de moins de 20 salariés : 3 stagiaires ;
- entreprises de 20 salariés et plus : 15 % de l'effectif arrondi à l'entier supérieur pour les entreprises (soit par exemple, 4 stagiaires pour une entreprise de 25 salariés).

Puis-je accueillir plusieurs stagiaires à la suite sur le même poste  ?

Oui, à condition de respecter un délai de carence égal au tiers de la durée du stage précédent (exemple : deux mois si le stage précédent a duré six mois, 1 mois si le stage précédent a duré 3 mois). Exception : lorsque le stage précédent a été interrompu avant son terme à l'initiative du stagiaire (art. L 612-10 du code de l’éducation).

Doit-on rémunérer le stagiaire ?

Oui, si le stage dure plus de 2 mois. Cette rémunération est une gratification et elle n’a pas le caractère de salaire.
Peu importe que la présence effective du stagiaire soit continue ou non. Dès que ce volume d'heures est atteint, la gratification est due à compter du premier jour du premier mois de stage pour toute sa durée. En dessous de ce volume horaire, la gratification n'est pas obligatoire (mais sera appréciée et pourra contribuer à la bonne réputation de l'entreprise (art. L124-6 ; D124-6 du code de l’Education)

L’administration précise :
"La gratification est obligatoire pour les stages supérieurs à deux mois, consécutifs ou non, au cours d’une même année scolaire ou universitaire, soit l’équivalent de 44 jours (sur la base de 7 heures par jour).
Ainsi, la gratification est due au delà de la 308 ième heure de stage, même si celui-ci est effectué de façon non continue. Elle est due à compter du premier jour du premier mois de stage pour toute la durée du stage.
En-deçà de ce volume horaire, l’employeur n’a pas l’obligation de verser une gratification mais il a la possibilité de le faire.
Le stagiaire n’étant pas un salarié de l’entreprise, la rémunération versée par l’employeur est une gratification. Elle n’a pas le caractère de salaire (…)" (Circulaire Acoss - 2015-42 du 2 juillet 2015).

Attention ! Si un stage d’une durée initiale inférieure à 2 mois est prolongé et dépasse ce seuil des 2 mois, l’employeur devra verser une gratification pour la période démarrant au tout début du stage donc incluant les 2 mois initiaux.

Quel est le montant de la gratification obligatoire ?

Le montant de la gratification minimale est fixé par convention de branche ou accord professionnel étendu. À défaut d'accord ou de convention de branche fixant un taux supérieur (comme c'est le cas dans les CHR), l'employeur doit respecter un montant horaire minimum légal de 15 % du plafond horaire de la sécurité sociale, soit un montant horaire minimum de 3,75 € en 2018 (c. éduc. art. L 124-6).

Le montant mensuel varie chaque mois car il est déterminé en fonction du nombre d'heures de présence effective du stagiaire dans l'entreprise.

Vous pouvez faire une estimation du montant dû grâce à un simulateur mis en place par le site du service public : cliquez ici. 

Quelles conditions de travail pour le stagiaire ?

Les stagiaires suivent les règles applicables aux salariés de l'entreprise d'accueil en matière de :
-présence de nuit ;
-durées maximales de présence quotidienne et hebdomadaire ;
-repos quotidien, repos hebdomadaire et jours fériés.
L'organisme d'accueil a l'obligation d'établir un décompte des durées de présence du stagiaire (art. L. 124-14 du code de l’Education).

Le stagiaire a-t-il droit à des congés-payés ?

Non. Le stagiaire, n'ayant pas la qualité de salarié, ne bénéficie pas de congés-payés. S'il prend des congés, ceux-ci ne seront pas rémunérés.

Formalités de fin de stage

Vous devez délivrer au stagiaire une attestation de fin de stage mentionnant la durée effective totale du stage et le montant total de la gratification éventuellement versée ( art. D 124-9 du code de l’Education).

Embaucher un ancien stagiaire, quid de la période d'essai ?

Si le stagiaire est embauché dans les 3 mois qui suivent la date de fin du stage, la période d'essai est réduite : de l'intégralité de la durée du stage s'il est embauché dans un emploi en correspondance avec les activités qui lui avaient été confiées durant le stage, de la moitié de la durée du stage si l'embauche est effectuée sur un poste dont les activités sont différentes de celles confiées au stagiaire (art. L 1221-24 du code du travail).

Le stage est-il pris en compte pour l'ouverture et le calcul des droits liés à l'ancienneté ?

Oui, s'il a duré plus de 2 mois et que l'embauche est effectuée à l'issue du stage (art. L 1221-24 du code du travail).

contrat stage