La durée de conservation du contrat de travail des salariés ayant quitté l'entreprise n'est pas fixée par la loi. En revanche, ce délai de conservation va découler de celui de prescription applicable à ce document. En effet, l'article L.1471-1 du code du travail prévoit que "Toute action portant sur l'exécution ou la rupture du contrat de travail se prescrit par 2 ans à compter du jour où celui qui l'exerce a connu ou aurait dû connaître les faits lui permettant d'exercer son droit." Vous devez donc conserver ces contrats de travail au moins pendant ce délai dans l'hypothèse d'une éventuelle contestation.
En ce qui concerne la fiche de décompte du temps de travail, l'article D.3171-16 du code du travail prévoit que "l'employeur tient à la disposition de l'inspection du travail : 1° Pendant une durée d'un an, y compris dans le cas d'horaires individualisés, les documents existants dans l'entreprise ou l'établissement permettant de comptabiliser les heures de travail accomplies par chaque salarié." Cependant, si le code du travail impose de conserver ces fiches de décompte du temps de travail pendant un an, ce délai est insuffisant. En effet, en cas de litige avec un ancien salarié, l'employeur doit être en mesure de fournir au juge les éléments de nature à justifier les horaires effectivement réalisés par l'employé, dans la limite de la prescription qui est désormais de 3 ans conformément à l'article L.3245-1 du code du travail. I faut donc conserver les fiches d'horaires pendant au moins 3 ans.
Quant aux bulletins de paie, l'article L.3243-4 du code du travail prévoit que "l'employeur conserve un double des bulletins de paie des salariés ou les bulletins de paie remis aux salariés sous forme électronique pendant cinq ans." La législation fiscale impose quant à elle de les conserver pendant 6 ans. Mais, en pratique, ils devront être conservés pendant 10 ans conformément aux prescriptions du code de commerce relatives aux pièces justificatives comptables.
Il ne faut pas oublier le registre du personnel, qui doit être conservé pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié a quitté l'établissement (art. R.1221-26 du code du travail). Les documents relatifs aux charges sociales et à la taxe sur les salaires doivent être conservés pendant 3 ans (art. L.244-3 du code de la Sécurité sociale et art. L.169 A du livre des procédures fiscales). Mais là aussi, ces documents devront être conservés en pratique pendant 10 ans.
Publié par Pascale CARBILLET
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