Oui, une version dématérialisée est possible, rien ne s'y oppose.

Il faut que les rubriques du registre soient toutes présentes sur votre fichier

Je vous conseille en revanche, d'imprimer pour chaque mois les mouvements et de signer la feuille.

merci
pourquoi impression + signature mensuelle ?

Vous avez ainsi une trace papier. Le personnel devant être inscrit dans l'ordre chronologique des embauches et de façon indélébile, vous ne serez pas embêté en cas de contrôle.

Tous les mois me semble une bonne fréquence, mais tout dépend de votre établissement. Si vous avez peu de mouvement de personnel dans l'année, vous devriez pouvoir l'adapter à votre structure.

Pour moi, un fichier excell ne répond pas à l'obligation que les embauches soient inscrites de façon "indélébile".
Rien n'empêche, en effet, de corriger ce fichier excell en supprimant une ligne comportant une embauche, et d'imprimer la feuille ainsi corrigée et la signer ensuite.

Il me semble qu'un fichier excell effectivement ne peut remplacer le registre unique du personnel sans autorisation administrative et autre déclaration (CNIL par exemple ?). L'avis d'un juriste ?

Vous avez raison Fralep, un fichier numérique est facilement "modifiable" et par conséquent, cela ne s'apparente pas dans nos esprits, à ce qui s'appelle une trace indélébile.

Pourtant, l'utilisation d'un fichier numérique pour la tenue du registre du personnel est bien valable.

En effet, quel pourrait être l'intérêt de modifier ou supprimer une ligne de ce registre ?

Au pire, on pourrait oublier d'inscrire un salarié comme sur la version papier, mais s'il est bien enregistré sur un tableau Excel, il n'y a aucune raison de le faire "disparaître"

@Jules: les détails sont consultables sur ces liens en ce qui concerne les mentions obligatoires sur le registre, et sur l'obligation ou pas, d'informer la CNIL:
http://travail-emploi.gouv.fr/informations-pratiques,89/les-fiches-pratiques-du-droit-du,91/embauche,108/le-registre-unique-du-personnel,655.html
et
http://www.cnil.fr/documentation/deliberations/deliberation/delib/64/

@Emmanuel: l'intérêt de modifier ou supprimer une ligne de ce registre, c'est tout simplement d'offrir la possibilité à l'employeur de payer le personnel "au noir". C'est particulièrement valable pour l'embauche de CDD ou d'extras. En cas de contrôle pendant la présence d'un salarié, celui-ci doit être inscrit sur le registre de façon à ce qu'on ne puisse plus effacer son nom. S'il n'est pas inscrit, on est en tort.

Pour un fichier excel, la seule solution qui me paraisse à peu près valable, c'est de créer un classeur dont le nom de fichier aurait pour extension la date du jour de la modification. Donc pour chaque salarié embauché, vous avez un nouveau fichier qui est créé (avec la date de la nouvelle sauvegarde) et on peut consulter les sauvegardes précédentes sans qu'elles soient écrasées. Par exemple, cela donnerait: RUP_250414 ("RUP" pour "Registre Unique du Personnel" et 250414 pour une embauche le 25/04/14). Ainsi, si j'embauche quelqu'un le 30/04/14, j'ouvre RUP_250414 et, au lieu de l'écraser, je le sauvegarde en le renommant RUP_300414. Vous aurez ainsi une liste de "x" versions du fichier dont on verrait la progression. La preuve que le fichier n'a pas été modifié depuis, c'est la date de chaque sauvegarde qui apparait à côté du nom de chaque fichier. Mais je trouve ça encore caduque (si on tombe sur un inspecteur tatillon) car rien n'empêche de supprimer la dernière sauvegarde et faire disparaitre le dernier salarié embauché.
Du coup, j'en suis revenu au bon vieux registre papier, sachant que je déclare mes salariés sur TESE, qui, lui, garde une trace de tous les contrats que j'ai déclarés. Cela dit, je ne sais pas si ça fait foi en cas de contrôle, d'où le recours tout de même au registre papier.

Dans mon cas, j'ai une colonne DUE, ou j'inscris le code fourni par l'Urssaf au moment de l'embauche. Si cette colonne est rempli, c'est qu'il est enregistré, c'est donc qu'il est déclaré.

Mais je vois bien où vous voulez en venir... et merci pour vos recherches.

Comment se procurer la délibération CNIL N° 2004-097 du 9.12.2004 ? Merci Madame CARBILLET de vos précisions