Bonjour Christelle,

Pour ma partie communication digitale, je dirai tout d'abord qu'il est nécessaire d'insérer cette information clairement écrite sur tous vos supports web: site web, fiche à propos Facebook, Google My Business... pour éviter que les clients ne pointent votre manque de "transparence".

Il serait également utile d'insérer cette information sur vos contrats groupes, en indiquant cet horaire au moment de la demande de renseignements. Cette possibilité vaut pour les tour-opérators et autres intermédiaires qui réservent des groupes chez vous. Cela peut prendre la forme d'une phrase de type "Le client s'engage à libérer la salle avant XX heures"
Pour les groupes qui réservent par téléphone en direct, vous pouvez le glisser au moment de la réservation "Nous acceptons les réservations jusqu'à xx heures, sous réserve que la salle puisse être libérée à xx heures".

En revanche, pour la partie service en salle, je préfère vous recommander de vous adresser à André Picca sur son SOS experts https://www.lhotellerie-restauration.fr/blogs-des-experts/serveur-vendeur/, je pense qu'il pourra vous indiquer des procédures précises, en plus de votre capacité à faire preuve de diplomatie.

Je reste à votre disposition pour tout renseignement sur la partie digitale.

bien à vous,
VGB