Classement archives : combien de temps doit-on garder les doubles des factures clients ?

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Ferid.f

vendredi 7 août 2009

Bonjour,

Gérant d'un hôtel depuis cinq ans.

Je suis en plein classement de mes archives, et pour 'élaguer mes rayonnages', j'aurai besoin de deux précisions:
1- Combien de temps dois je garder les doubles des factures clients ( 5 ans comme le prévoit le Code de commerce art L110-4 'Obligations nées à l'occasion de leur commerce, entre commerçants, ou entre commerçants et non commerçants' ) ou ( 2 ans au titre de l'article L137-2 du même code 'Actions des professionnels pour les biens et services qu'ils fournissent au consommateurs')?

2- Que faire des mains courantes journalières? Elles sont archivées depuis l'origine de l'hôtel.

Merci d'avance pour votre 'expertise'

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Jean-Claude OULÉ

mercredi 26 août 2009

Réponse
Durée de conservation des documents : voici ce que dit la Loi.

• Contrats conclus entre commerçants et entre commerçants et non-commerçants
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Contrats d’acquisition et de cession de biens immobiliers et fonciers
30 ans Article 2262 du Code civil

• Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.)
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce

• Documents bancaires (relevés bancaires, talons de chèque, etc.)
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Documents établis pour le transport de marchandises notamment les alcools
10 ans Article L. 110-4 du Code de commerce

• Factures (ou les notes restaurant hôtel) clients et/ou fournisseurs
10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable
Article L. 123-22 alinéa 2 du Code de commerce
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Ferid.f

mercredi 26 août 2009

combien de temps doit-on garder les doubles des factures
Merci pour la réponse, dans celle-ci, il y a les termes "Correspondance commerciale (bons de commandes, bons de livraison, etc.)" dois-je coprendre que les fiches de réservation qu'elles soient manuelles opu par correspondance sont assimilées à des bon de commandes?
Si oui, quelle Galère!...

Merci encore

Ferid.f
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paul

mercredi 26 août 2009

non, ce sont des documents "internes"
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Agnès G'

mercredi 26 août 2009

Archives dématérialisées ?
Est il légal de scanner les factures clients et de les conserver en fichier format PDF sur un disque dur externe ou sur des DVD ? J'ai près de 1000 factures format A4 par années. Ca encombre vraiment les placards !
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Ferid.f

mercredi 26 août 2009

chouette!
Je vais pouvoir envoyer tous ces cartons à l'incinération.

Merci pour l'info
A bientôt ... surement

Ferid.f
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Jean-Claude OULÉ

jeudi 27 août 2009

Complément de réponse
Ce n'est pas aussi simple. Des dipositions concerent les comptabilités et les factures dématérialisées. Les voici :
Il résulte des textes en vigueur que tous les documents comptables dématérialisés doivent faire l'objet d'une conservation dans leur forme originale sur support informatique pendant au moins trois ans. Le défaut de conservation, qu'il soit total ou partiel, est sanctionné par l'administration et peut notamment entraîner la remise en cause des déductions opérées en matière de TVA.
Aucun texte ne précise les modalités d'archivage de ces documents.
L'instruction administrative du 7 août 2003 prévoit simplement, en ce qui concerne les factures sécurisées au moyen d'une signature électronique, que la facture doit être archivée sous forme électronique dans un format qui permet de garantir l'intégrité et la pérennité de son contenu pendant toute la période de stockage.
Rien n'interdit le recours à un prestataire externe assurant les fonctions de tiers archiveur.
Plusieurs solutions sont actuellement proposées sur le marché.
Par contre, je n'ai rien trouvé pour l'instant sur la possibilité de scanner pour archiver
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Antony

lundi 19 mars 2012

Combien de temps on doit garder la demande de réservation d'un client dans notre comptabilité (hôtel) sachant qu'il est surtout important de garder la facture finale?
Merci
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Jean-Claude

mercredi 21 mars 2012

Il s'agit de correspondance commerciale (cf. post du 26/08/2009), donc conservation pendant 10 ans.
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Yooz

lundi 8 septembre 2014

Bonjour

Sachez que vous pouvez gagner du temps sur les traitements des factures fournisseurs en dématérialisant.
Contrairement aux idées reçues vous allez pouvoir dématérialiser en quelques clics seulement grâce à Yooz.
L'archive ainsi créée est sauvegarder et permet un acces rapide à n'importe quelle facture grâce au dispositif de reconnaissance de caratère qui lit chauque facture. Il suffira de faire une recherche par mot clés pour retrouver la facture.
La saisie comptable est automatisée et vous n'avez qu'à contrôler, ça devient à la portée de tout le monde.
N'hésitez pas à me solliciter pour un essai gratuit.

Cordialement
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Breizh

lundi 8 septembre 2014

Vous faites le tour de tous les blogs pour votre pub ??? C'est lassant !
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RéceptionB.

mercredi 14 octobre 2015

Bonjour,

Je souhaite relancer cette conversation, car je trouve différentes réponses en fonction des sites consultés (site du gouvernement, ici ect...).

Pourriez-vous éclairer ma lanterne : combien d'années devons-nous garder un dossier résa qui contient la facture (que nous pouvons récupérer sur notre logiciel), les échanges mails (surtout les confirmations envoyées via notre logiciel, donc récupérables), et avec les sociétés les autorisations de prise en charge ect...

Je lis 5 ans pour un contrat avec client mais également 10 ans pour contrat électronique dont le montant est supérieur à 120 euros.

Merci pour votre aide.
Bonne journée,
Cécile

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