LA DUREE DE CONSERVATION DES DOCUMENTS DES ENTREPRISES
Les durées de conservation qui vont vous être indiquées ne sont que des durées légales minimales de conservation ; rien n’empêche de garder les documents plus longtemps, si vous pensez en avoir besoin plus tard en tant que « documents de preuve »
Les différents types de documents à conserver :
*les documents commerciaux : bons de commande, bons de livraison, factures clients et / ou fournisseurs : les contrats commerciaux et les contrats conclus par voie électronique mais à partir de 120 euros à compter de la livraison ou de la prestation : 10 ans ; les documents établis pour le transport de marchandises : 5 ans
*les correspondances avec un avocat : 5 ans à partir de la fin du mandat
*police d’assurance : 2 ans à partir de la résiliation du contrat
*documents relatifs à la propriété intellectuelle (marque, dessin…) : 5 ans à partir de la fin de la protection
*les documents bancaires (les talons de chèque, les relevés bancaires) : 5 ans
*les documents comptables : bilan, compte de résultat, annexes, pièces justificatives : 10 ans à compter de la clôture de l’exercice comptable qui correspond à la période de tenue des comptes (généralement période allant du 1ier janvier au 31 décembre)
*les documents concernant le personnel : bulletins de paye, contrats de travail, déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie, solde de tout compte : 5 ans (concernant votre registre du personnel, la durée est de 5 ans à partir du départ du salarié). Le document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires : 3 ans
*les documents d’acquisition et de vente de biens immobiliers et fonciers : 10 ans
*les documents fiscaux : 6 ans l’administration fiscale peut durant cette période exercer son pouvoir de contrôle, de communication de pièces, d’enquête concernant la TVA, l’impôt sur les sociétés…à défaut vous risquez une amende de 5000 euros.
*les documents sociaux : les statuts : 5 ans à partir de la radiation de la société au RCS ; les rapports du gérant ou du conseil d’administration, les convocations aux assemblées générales, les pouvoirs, les feuilles de présence : 3 ans

ERIC LE BOUVIER, expert