Les règles de décompte des effectifs sont définies par les articles, L.1111-2 et L.1111-3 du code du travail. Pour une première élection, cet effectif doit avoir été atteint pendant douze mois, consécutifs ou non au cours des trois années précédentes. (art. L.2312-2). Ce calcul doit se faire mois par mois au cours des trois années précédentes, et non pas en calculant la moyenne de chacune des trois années (Cas. Soc. 17 décembre 1984, n°84-60.491)
Selon leur situation, les salariés sont pris en compte intégralement dans l’effectif de l’entrepris, ou en fonction de leur temps de présence, pour les CDD ou en fonction de leur temps de travail pour les salariés à temps partiel.
Vous devrez prendre en compte intégralement les salariés titulaires d’un contrat à durée indéterminée. Et ce même, s’ils sont temporairement absent de l’entreprise pour cause de maladie, congé maternité, congé parental, congé sabbatique, leurs contrats de travail n’étant que suspendu. Ils comptent pour une unité. En revanche, le salarié embauché en CDD pour remplacer un salarié absent pour maladie par exemple ne sera pas pris en compte.
Les salariés titulaires d’un CDD sont pris en compte au prorata de leurs temps de présence au cours des 12 mois précédents. Par exemple un salarié qui travaille 3 mois au cours des 12 derniers mois compte pour 3/12ème soit 0,25 unités.
Les salariés à temps partiel, et ce quelque soit la nature de leur contrat de travail, (CDI ou CDD) sont pris en compte en divisant la somme totale des horaires inscrits dans leurs contrats de travail par la durée légale ou la durée conventionnelle de travail.
Par exemple, avec trois salariés à temps partiel qui effectuent respectivement, 25,25 et 20 heures. Ils accomplissent donc, au total 70 heures par semaine. Ces trois salariés seront donc décomptés pour 70/35 = 2 salariés.
En revanche, l’article L.1111-3 précise que ne sont pas pris en compte dans le calcul des effectifs de l’entreprise : les apprentis, les titulaires d’un contrat initiative-emploi (CIE), , d’un contrat de professionnalisation.