La loi prévoit la délivrance par l'employeur d'un original des bulletins de paie, ensuite c'est au salarié d'en assurer la garde. Il doit les garder tout au long de sa vie professionnelle parce que le salarié en aura besoin au moment de sa retraite.
Cependant s'il n'existe pas d'obligation légale de fournir des duplicatas, dans la mesure où l’employeur est lui-même tenu de conserver ces bulletins de salaire, il aura du mal à justifier son refus de produire des duplicatas au salarié.
Si vous ne pouvez pas refuser de délivrer un duplicata, en revanche pour sensibiliser certains salariés qui vous réclament systématiquement des duplicatas de leur feuille de paie, vous pouvez exiger qu'il fasse leur demande par lettre recommandée avec AR.