Le recours à une convention de forfait jours sur l'année n'est valable que si deux conditions sont réunies, comme l'a rappelé la Cour de cassation dans son arrêt du 29 juin 2011 :

- elle doit être prévue par une convention ou un accord collectif de travail ;

- elle doit être prévue par le contrat de travail ou un avenant contractuel.

S'agissant du secteur des HCR, la convention collective du 30 avril 1997 ne prévoit la possibilité de recourir à une convention de forfait jours que pour les seuls cadres autonomes (article 13.2 de l'avenant n° 1 du 13 juillet 2004) et pour une durée de travail qui ne peut être supérieure à 217 jours par an. Par conséquent, il n'est donc pas possible de conclure une convention de forfait jours avec un salarié appartenant à la catégorie employé ou agent de maîtrise. La rémunération moyenne mensuelle sur l'année du cadre autonome ne peut être inférieure au plafond mensuel de la sécurité sociale, soit 3086 € pour l'année 2013.

La conclusion d'une convention de forfait jours avec un cadre autonome (c'est-à-dire un cadre relevant de la catégorie 5 de la convention collective bénéficiant d'une large autonomie dans leur emploi du temps) nécessite l'accord du salarié et doit être établie par écrit. Un avenant doit ainsi être signé par l'employeur et le salarié, si le recours au forfait jours n'était pas initialement prévu dans le contrat de travail.

En cas de recours à une convention de forfait jours, l'employeur doit joindre en annexe à chaque fiche de paie le décompte des journées travaillés, le nombre de jours pris et ceux restant à prendre (article 13.2 de l'avenant n° 1 du 13 juillet 2004). En outre, le texte rappelle que cette annexe, qui est tenue mois par mois, sert de récapitulatif annuel et doit être mise à la disposition de l'inspection du travail et permettre un suivi de l'organisation du travail.

Il convient d'insister sur l'importance de ces documents de contrôle, la Cour de cassation ayant fait du respect de ces clauses conventionnelles une condition même de la validité de la convention de forfait.

Ainsi, lorsque l'employeur contrevient aux clauses d'un accord collectif organisant le contrôle et le suivi des conventions de forfait jours, ces conventions sont privées d'effet et le salarié peut prétendre au paiement d'heures supplémentaires (Cass soc 29 juin 2011 ; n° 09.71-107).

L'employeur doit donc faire preuve d'une grande vigilance sur les conditions de validité de la convention de forfait, tant au moment de sa conclusion que tout au long de l'exécution du contrat de travail.